في إطار التوجه المستمر نحو الرقمنة في المملكة العربية السعودية، بات من المهم على المنشآت التجارية الالتزام بالربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية وذلك تطبيقًا لمراحل الفوترة الإلكترونية التي جرى تنفيذها على خطوتين، ومع انطلاق المرحلة الثانية المتعلقة بالربط والتكامل في شهر يناير 2023، قد تواجه الشركات تحديات في تكييف أنظمتها المحاسبية بما يتماشى مع متطلبات الهيئة، وهنا تبرز أهمية نظام الفاتورة الإلكترونية المحاسبي المعتمد رسمياً من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حيث يوفّر حلاً متكاملاً لإدارة الفواتير الرقمية وربطها تلقائيًا بالمنصة المعنية.
متطلبات الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية
لربط نظامك المحاسبي بهيئة الزكاة في مرحلة “الربط والتكامل”، يجب أولًا التأكد من توفر عدد من المتطلبات الأساسية داخل منشأتك، وهي ضرورية لضمان توافق النظام وسلاسة الربط كالتالي:
- استخدام برنامج محاسبي متوافق مع أنظمة الفوترة الرقمية، ويشترط أن يكون قادرًا على العمل عبر الإنترنت، ويُعد نظام الفاتورة الإلكترونية السحابي من الحلول المثالية لتحقيق هذا الشرط.
- التأكد من أن النظام المحاسبي في منشأتك مرتبط فعليًا بمنصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة.
- مشاركة جميع الفواتير الإلكترونية التي يتم إصدارها بشكل مباشر مع منصة الهيئة لضمان الامتثال الكامل للمتطلبات.
- يشترط أن تُصدر الفواتير الإلكترونية بصيغة XML أو بصيغة PDF/A-3 تتضمن ملف XML، على أن تشمل كل فاتورة جميع البيانات المطلوبة ضمن المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية، وتشمل هذه الحقول ما يلي:
- عنوان الفاتورة يوضح نوع المستند.
- تاريخ ووقت الإصدار بشكل دقيق.
- رقم فريد لكل فاتورة يميزها عن غيرها.
- رمز الاستجابة السريعة (QR Code) يتيح التحقق السريع من صحة الفاتورة.
- بيانات تفصيلية لكل من المورد والمشتري.
- المجموع الكلي للمبالغ مع بيان القيم قبل وبعد ضريبة القيمة المضافة.
- الرقم الخاص بالسجل التجاري للشخص المورد أو معرف رسمي معتمد.
وتستطيع الإطلاع بشكل مفصل على شرح نظام الفاتورة السحابية.
طريقة الربط مع هيئة الزكاة والدخل في المرحلة الثانية
بعد إعلان هيئة الزكاة والضريبة عن بدء تنفيذ المرحلة الثانية من الفوترة الرقمية، أصبح على المنشآت المشمولة ربط أنظمتها المحاسبية بمنصة “فاتورة” التابعة للهيئة، ويتم ذلك من خلال تنفيذ مجموعة من الخطوات المبسطة على النحو التالي:
- يمكنك الوصول إلى منصة “فاتورة” بتسجيل الدخول باستخدام رقمك المميز أو بريدك الإلكتروني وكلمة المرور ، وذلك من خلال الرابط المخصص من هنا .
- كما يمكنك الدخول عبر الموقع الرسمي لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ثم التوجه إلى قسم “الفوترة الإلكترونية” والنقر على “منصة فاتورة” من القائمة، لكي تتمكن من الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية.
- ثم بعد ذلك قم بالنقر على اختيار جهاز جديد أو تهيئة وحدة، من خلال الصفحة التي تظهر أمامك.
- اختر خيار “إصدار كلمة مرور مؤقتة”، حيث ستقوم المنصة بتوليد كلمة مرور صالحة لمدة ساعة واحدة فقط، ويمكنك نسخها مباشرة أو تحميلها كملف للاستخدام لاحقًا خلال تلك المدة.
- قم بإدخال كلمة مرورك مرة واحدة داخل البرنامج المحاسبي الذي اخترته لكي تستعمله في إصدار فواتيرك الإلكترونية، ويجب الوضع في الاعتبار أن هذه الكلمة سوف تكون متاحة مدة ساعة فقط.
- بعد ربط برنامجك المحاسبي بمنصة “فاتورة”، أصبح بإمكانك الآن إصدار الفواتير الإلكترونية بسهولة، مع ضمان توافقها الكامل مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة، ويمكنك أيضًا الإطلاع على المرحلة الثانية من هيئة الزكاة.
كيف يسهل عليك برنامج الفاتورة السحابية الربط مع هيئة الزكاة والدخل خلال المرحلة الثانية؟
لا شك أن اعتمادك على نظام الفاتورة السحابية يمثل خطوة استراتيجية للانتقال بسلاسة من المرحلة الأولى للمرحلة الثانية من تطبيق الفوترة الإلكترونية، حيث يتماشى هذا النظام مع ضوابط الهيئة، ويساهم في تحقيق الفوائد التالية:
- سهولة في إصدار الفواتير وإرسالها: يتيح لك نظام الفاتورة السحابية إنشاء مختلف أنواع الفواتير وإرسالها بشكل مباشر وسلس إلى هيئة الزكاة والضريبة دون تعقيد، وذلك بعد الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية.
- تشغيل تنبيهات المعاملات المالية: من خلال نظام الفاتورة السحابية، يمكنك تفعيل تنبيهات للفواتير المتعلقة بالمدين والدائن بكل سهولة، حيث تُرسل هذه الإشعارات تلقائيًا إلى هيئة الزكاة والضريبة، مما يعزز من دقة العمليات ووضوحها.
- بساطة في التعامل: يُعتبر نظام الفاتورة السحابية من أكثر الحلول المحاسبية سهولة في الاستخدام داخل السعودية، إذ تم تصميم واجهته بطريقة تسهّل على المستخدمين من مختلف الخبرات، حتى من ليست لديهم خلفية تقنية أو محاسبية، إعداد الفواتير الإلكترونية وإدارتها دون أي تعقيد.
- خدمة دعم فني موثوقة: يوفر نظام الفاتورة السحابية فريق دعم متخصص قادر على التعامل بسرعة واحترافية مع أي خلل قد يعيق إرسال الفواتير إلى هيئة الزكاة، كما يتضمن النظام ميزة الإرسال التلقائي مرة أخرى عند فشل العملية، لضمان استمرارية الربط دون انقطاع.
- الالتزام بالمعايير الرسمية: بما أن نظام الفاتورة السحابية مُعتمد من قبل هيئة الزكاة والضريبة، فهو مصمم ليتماشى بالكامل مع المتطلبات القانونية والفنية للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، مما يضمن أن الفواتير الصادرة عبره تشمل كافة العناصر الإلزامية مثل التوقيع الرقمي ورمز QR للتحقق الفوري.
- الاتصال التلقائي بمنصة الهيئة: يوفّر نظام الفاتورة السحابية إمكانية الربط الفوري مع منصة “فاتورة”، حيث يتم إرسال الفواتير الإلكترونية بشكل آلي عند إصدارها، دون الحاجة لأي إجراء يدوي، مما يعزز من دقة العمليات ويضمن التوافق مع الأنظمة المعتمدة.
- تحقيق الدقة في التقارير المالية والفواتير: يوفّر نظام الفاتورة السحابية مستوى متقدمًا من الدقة في إعداد الفواتير والتقارير، مما يساعدك على تتبع حالة كل فاتورة والتأكد من إرسالها إلى منصة الهيئة في الوقت المحدد، دون تأخير أو أخطاء.
الاشتراك في برنامج الفاتورة السحابية يُعد خطوة ضرورية لكل منشأة تسعى للامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية في المملكة، خاصة مع التحول الرقمي المتسارع. يوفّر النظام بيئة آمنة وسريعة لإصدار الفواتير وتخزينها، مع إمكانية الربط المباشر مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يتميز البرنامج بسهولة الاستخدام، ودقة العمليات، وتوفير تقارير لحظية، مما يجعله من أكثر الحلول كفاءة وموثوقية في إدارة الفواتير ومتابعة الالتزامات الضريبية بسلاسة، ويمكنك الإشتراك من هنا.
الأسئلة الشائعة
ما هي المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟
هي عملية ربط كافة عمليات البيع داخل منصة إلكترونية واحدة، وذلك لتحويل العملية الخاصة بإصدار الإشعارات والفواتير من الشكل الورقي إلى النظام الإلكتروني ما بين المشتري والبائع.
ما هي عقوبة عدم ربط الفاتورة الالكترونية مع الزكاة والدخل؟
عقوبة عدم ربط الفاتورة الإلكترونية مع الزكاة والدخل غرامة نقدية قد تصل في بعض الأحيان إلى مبلغ 10.000 ريال سعودي وذلك لكل مخالفة.
من هم الخاضعين للفاتورة الإلكترونية؟
الأشخاص الخاضعين للفاتورة الإلكترونية هم كل المكلفين والخاضعين للضريبة الخاصة بالقيمة المضافة ونستثني من ذلك الأشخاص المكلفين والغير مقيمين داخل المملكة، علاوة على أي جهة تقوم بإصدار الفاتورة الضريبية نيابة عن الشخص المكلف الذي يخضع للضريبة القيمة المضافة.
هل المنشآت الفردية ملزمة بالفاتورة الإلكترونية؟
المنشآت الفردية التي تقتصر تعاملاتها على المستهلك النهائي غير ملزمة بالانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية. أما في حال وجود تعاملات مع جهات خاضعة للنظام، فإن على هذه المنشآت التسجيل في المنظومة وإصدار فواتير إلكترونية عند إجراء أي عملية تجارية مع تلك الجهات، امتثالًا للضوابط المعتمدة اعتبارًا من 20 أكتوبر 2024.
