في نهاية عام 2021 أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن تطبيق نظام الفواتير الالكترونية في السعودية، الذي يلزم جميع المكلفين بالضريبة بإصدار وحفظ الفواتير إلكترونياً، ويمكنك ذلك من خلال نظام الفاتورة السحابية المتوافق مع متطلبات الهيئة، في هذا المقال، سنتعرف على تفاصيل هذا النظام وكيفية الاستفادة منه.
ما هو نظام الفواتير الالكترونية في السعودية؟
يتوجب على دافعي الضرائب ممن يقيمون في المملكة العربية السعودية تحويل إشعاراتهم وفواتيرهم التقليدية، سواء كانت مكتوبة يدوياً أو ممسوحة، إلى نمط إلكتروني يتماشى مع النظام الجديد، يهدف هذا التحول إلى تسهيل تبادل الفواتير والإشعارات بين المشترين والبائعين بطريقة منظمة وآمنة من خلال نظام الفاتورة السحابية.
ومن المهم أن نلاحظ أنه لن يتم الاعتراف بأي فاتورة تم مسحها ضوئيًا أو كتابتها يدويًا كفاتورة إلكترونية، حيث إن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لن تقبل هذه الفواتير، وستخضع أي فواتير غير متوافقة مع النظام للرفض.
الفواتير الالكترونية في السعودية من خلال الفاتورة السحابية
الفاتورة السحابية هو الحل الأمثل لإصدار الفواتير الإلكترونية، حيث إنه معتمد من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية.
أنواع الفواتير الضريبية
- الفواتير الإلكترونية الضريبة: تُستخدم عادة في المعاملات التجارية.
- الفواتير الإلكترونية الضريبة المبسطة: تُصدر من الشركات لعملائها.
على من تطبق الفاتورة الإلكترونية؟
- يشمل تطبيق الفوترة الإلكترونية كافة الأفراد المسجلين في نظام الضريبة للقيمة المضافة، بالإضافة إلى الكيانات التي تصدر الفواتير بدلًا من الموردين.
- يستثنى من هذا الإجراء الأفراد غير المقيمين الذين هم مسجلون بضريبة القيمة المضافة.
طريقة إصدار الفواتير الالكترونية في السعودية
لإصدار الفواتير الإلكترونية عبر الفاتورة السحابية، يجب اتباع الخطوات التالية:
- أولاً، قم بإنشاء حساب على منصة الفاتورة السحابية عبر الصفحة الرئيسية، حيث تجد خيار “ابدأ مجاناً” أو “تسجيل الدخول/الاشتراك” في أعلى يسار الصفحة.
- بعد ذلك، يتم إدخال البيانات الشخصية الخاصة بك مثل الاسم، والوظيفة أو الدور الذي تشغله في المؤسسة.
- ستظهر لك صفحة خاصة بمعلومات المؤسسة، حيث ستحتاج لإدخال التفاصيل المتعلقة بها مثل اسم المؤسسة، عدد الموظفين، العملة، الدولة، بالإضافة إلى تحديد ما إذا كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة.
- بعد إتمام هذه الخطوات، يمكنك الانتقال إلى مرحلة إعداد الفواتير الإلكترونية، يتم ذلك عبر مرحلتين رئيسيتين في منصة الفاتورة السحابية لتسهيل إصدار الفواتير وفقًا للمعايير المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
مراحل إصدار الفواتير الإلكترونية على الفاتورة السحابية
المرحلة الأولى
- إنشاء رمز QR للاستجابة السريعة
- فور إنشاء حساب لمؤسسة سعودية، يقوم النظام تلقائيًا بإصدار فواتير إلكترونية تتناسب مع متطلبات وشروط المرحلة الأولى، بما في ذلك إنشاء رمز استجابة سريعة (QR Code).
- خلال المرحلة الأولى، لن يتم تحويل الفواتير لهيئة الزكاة والضريبة أثناء هذه المرحلة.
- تأكد من إدراج الرقم الضريبي عبر إعدادات حسابك ضمن قسم تفاصيل المؤسسة لضمان توليد رمز الاستجابة السريع بالمعلومات الدقيقة والصحيحة.
يحتوي رمز الاستجابة السريعة المعلومات الأساسية التالية:
- اسم الشخص المورد.
- رقم المورد الضريبي.
- التاريخ والوقت الخاص بإصدار الفاتورة.
- إجمالي قيمة الفاتورة ومقدار ضريبة القيمة المضافة.
المرحلة الثانية: التكامل والربط
- المرحلة الثانية من تطبيق نظام الفواتير الالكترونية في السعودية تم تنفيذها بداية عام 2023، حيث أصبحت جميع الشركات والمؤسسات في المملكة العربية السعودية ملزمة بالانتقال إلى الفوترة الإلكترونية في هذه المرحلة.
- الإشعار بالمرحلة الثانية: قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإرسال إشعارات للمكلفين بالمرحلة الثانية قبل تطبيقها بفترة لا تقل عن ستة أشهر، لتمنحهم الوقت الكافي للتأكد من التوافق مع المتطلبات الجديدة.
- برنامج الفاتورة السحابية ودعمه للمرحلة الثانية: بدأ برنامج الفاتورة السحابية في دعم المرحلة الثانية ابتداء من يناير 2023، هذا التحديث يمكن المؤسسات من إصدار فواتير إلكترونية تتماشى مع متطلبات الهيئة.
- تفعيل الحساب بسهولة: يوفر لك برنامج الفاتورة السحابية آلية بسيطة وسلسة لتفعيل حسابك وضبط إعدادات النظام للمرحلة الثانية، دون الحاجة إلى تعقيدات إضافية.
- الاستعداد لمتطلبات المرحلة الثانية: في حال تلقيك إشعارًا من الهيئة بالانتقال إلى المرحلة الثانية، فإن برنامج الفاتورة السحابية جاهز تمامًا لمساعدتك في ضبط حسابك بشكل يتوافق مع التحديثات الجديدة.
- مساعدة مستمرة: إذا واجهت أي تحديات أو احتجت إلى دعم إضافي لتفعيل حسابك للمرحلة الثانية، يمكنك التواصل مع فريق الدعم الفني عبر القنوات المعتمدة لدينا.
- التوافق مع متطلبات الهيئة: يضمن لك برنامج الفاتورة السحابية التوافق الكامل مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يسهل عملية إصدار الفواتير الإلكترونية والامتثال للقوانين الضريبية السعودية.
- الانتقال السلس إلى الفوترة الإلكترونية: برنامج الفاتورة السحابية يعمل على تسهيل الانتقال من الفواتير اليدوية إلى الفواتير الإلكترونية، ويضمن لك عملية إصدار فواتير سريعة ودقيقة تتماشى مع كافة القوانين والمتطلبات المحلية.
متطلبات الفواتير الالكترونية في السعودية المرحلة الثانية
المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في السعودية والمعروفة بـمرحلة الربط والتكامل، تهدف إلى ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
هذه المرحلة تتطلب متطلبات تقنية وتنظيمية إضافية لضمان الامتثال.
نظام فوترة إلكتروني معتمد
- يجب أن يكون النظام المستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية متوافقًا مع متطلبات الهيئة.
- النظام يجب أن يدعم الربط مع أنظمة الهيئة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).
عناصر أمان البيانات
- استخدام شهادات توقيع رقمية (Digital Signatures) لضمان صحة وأصالة الفواتير.
- حماية النظام من التلاعب (Anti-Tampering).
- وجود آلية واضحة لتشفير البيانات (Data Encryption).
تخزين البيانات
- الالتزام بحفظ الفواتير الإلكترونية في السعودية وفقًا للمدة الزمنية المحددة (6 سنوات للشركات الكبرى، و10 سنوات للقطاعات الخاضعة لأنظمة خاصة مثل القطاع المالي).
- ضمان أن تكون الفواتير متاحة عند الطلب.
عناصر إلزامية جديدة
- اسم المورد.
- الرقم الضريبي.
- تاريخ الفاتورة.
- مبلغ الضريبة.
- المجموع الإجمالي.
- معرّف الفاتورة (UUID): رقم فريد لكل فاتورة.
تنسيقات الفواتير
-
- XML (التنسيق الأساسي للهيئة).
- PDF/A-3 (للمعاملات التجارية المشتركة مع صيغة XML مضمنة).
إرسال البيانات للهيئة
- يجب إرسال الفواتير إلكترونيًا إلى نظام الهيئة في الوقت المحدد.
- يمكن إرسال الفواتير بشكل مباشر (لحظي) أو دفعات وفق الجدول الزمني الذي تحدده الهيئة.
أنواع الفواتير المطلوبة
- الفاتورة الضريبية (Tax Invoice): موجهة بين الشركات (B2B) مع متطلبات كاملة.
- فاتورة تبسيطية (Simplified Tax Invoice): موجهة للأفراد (B2C) وتحتاج إلى تسجيلها لحظيًا عبر نظام الهيئة.
فائدة الفواتير الالكترونية في السعودية
- تقليل التكاليف: باستخدام الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات التخلص من النفقات المرتبطة بالفواتير الورقية مثل تكاليف الطباعة، إرسال الفواتير عبر البريد، وأيضًا الأرشفة المادية، وهذا يعزز من الفعالية المالية ويسهم في تقليل التكاليف التشغيلية.
- إدارة أسهل وأكثر فعالية: الفواتير الإلكترونية تتيح للشركات تتبع وإدارة الفواتير بشكل أكثر سلاسة، حيث يمكن البحث عن أي فاتورة أو معلومات متعلقة بها بسهولة ودقة أكبر مقارنةً بالفواتير الورقية، كما يُسهل ذلك عملية المعالجة بشكل أسرع.
- زيادة الدقة وتقليل الأخطاء: من خلال استخدام الفواتير الإلكترونية، تقل احتمالية وقوع الأخطاء الحسابية التي قد تحدث في الفواتير اليدوية، يعزز هذا من دقة الحسابات ويساعد في تحسين العمليات المالية بشكل عام.
- تسريع عمليات الدفع: توفر الفواتير الإلكترونية وسيلة أسرع لإصدار الفواتير وتوجيهها للعملاء، هذه السرعة تسهم في تسريع عملية الدفع وتسهيل سداد المستحقات في الوقت المحدد، مما ينعكس إيجابًا على التدفق النقدي للشركات.
- سهولة الوصول للعملاء: تتيح الفواتير الإلكترونية للعملاء الوصول إلى فواتيرهم بسرعة ويسر عبر الأنظمة الرقمية، مما يوفر الوقت ويسهل عملية المراجعة والسداد.
- حماية البيئة: الفواتير الإلكترونية تعد خيارًا صديقًا للبيئة، حيث تقلل من استخدام الورق وبالتالي تساهم في تقليل الأثر البيئي، هذا يعد خطوة نحو بيئة أكثر استدامة.
- تحسين الكفاءة: مع الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تقليل الحاجة إلى الجهد اليدوي وزيادة الفاعلية في المعاملات المالية.
غرامات الفاتورة الإلكترونية
في المملكة فرضت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عقوبات على الشركات التي لا تلتزم بتطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية ضمن المراحل المحددة.
هذه العقوبات تختلف حسب نوع المخالفة والتي تبدأ من 5000 ريال لتصل إلى 50,000 ريال، وتشمل:
عدم إصدار الفواتير الإلكترونية
- غرامة تصل إلى 50,000 ريال سعودي.
إصدار فواتير غير إلكترونية
- غرامة تبدأ من 5,000 ريال سعودي.
عدم تضمين العناصر الإلزامية في الفاتورة الإلكترونية
- غرامة قد تصل إلى 5,000 ريال سعودي.
عدم ربط نظام الفوترة الإلكتروني مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
- عقوبة تصل إلى 50,000 ريال سعودي.
إعاقة عمل الهيئة أو منعها من أداء التفتيش
- غرامات إضافية حسب تقييم الهيئة، وقد تؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية.
تقديم معلومات خاطئة أو مزيفة في الفواتير
- غرامات مرتفعة جدًا.
- إيقاف الخدمات الحكومية.
- إحالة القضية إلى النيابة العامة.
كيفية تفادي عقوبات الفواتير الالكترونية في السعودية؟
- استخدام نظام الفوترة الإلكترونية معتمد من قبل الهيئة.
- التأكد من التزام النظام بالشروط الفنية والتقنية.
- تحديث الفواتير لتتوافق مع المرحلة الثانية (الربط والتكامل) حسب الجدول الزمني للهيئة والتي تتوفر لدى برنامج الفاتورة السحابية.
الأسئلة الشائعة
ما هي الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟
الفاتورة الإلكترونية هي طريقة متطورة لاستبدال الفواتير الورقية التقليدية، حيث يتم إنشاء الفواتير الضريبية في صورة رقمية، يشمل هذا النظام جميع أنواع الفواتير، بما في ذلك مذكرات الدائن والمدين، ويتم تبادلها بين البائعين والمشترين من خلال منصات إلكترونية آمنة، هذا التحول الرقمي يساعد على تسريع الإجراءات التجارية، مما يضمن دقة أكبر في التعاملات ويقلل من احتمالية الأخطاء، كما أنه يسهم في تسهيل الوصول إلى الفواتير وإدارتها من خلال بيئة إلكترونية بديلة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية الجديدة؟
الفاتورة الإلكترونية الجديدة هي مستند رقمي يُستخدم لتوثيق عمليات بيع السلع والخدمات، وقد أصبحت جزءًا أساسيًا من العمليات التجارية بين الشركات على مدار فترة طويلة، يتم إصدار هذه الفواتير بصيغة إلكترونية، مما يعزز الكفاءة في معالجة البيانات ويسهم في تسريع الإجراءات المالية.
هل الفاتورة الإلكترونية اجبارية؟
تكون الفواتير الالكترونية في السعودية إجبارية في حالة إصدار بعض الفواتير الخاصة بالتصدير مثل الفواتير الضريبية القياسية.
