منذ بداية المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية والذي صدر خلال الفترة 1 من يناير للعام 2021، برزت الحاجة إلى نظام رقمي شامل يربط عمليات البيع والشراء بشكل آلي وفعّال، ويستبدل الفواتير الورقية بإشعارات إلكترونية دقيقة تُسهم في توثيق التعاملات التجارية وتعزيز الشفافية، في هذا الدليل العملي، نسلّط الضوء على ما يهم المنشآت الصغيرة والمتوسطة في هذه المرحلة، ونوفّر إرشادات تساعد على اختيار الحلول المحاسبية المناسبة، وترتيب العمليات المالية بشكل منظم. سواء كنت صاحب منشأة أو تعمل في المحاسبة.
تعرف على المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية
- تُعرف الفاتورة السحابية المرحلة الثانية من هيئة الزكاة بمرحلة الربط والتكامل من الفوترة الإلكترونية، حيث يتم فيها توصيل الأنظمة المحاسبية الخاصة بالمكلفين مباشرة بمنصة الهيئة المختصة.
- تهدف هذه المرحلة إلى ضمان تدفق الفواتير الإلكترونية بشكل مباشر وآني إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتعزيز الرقابة والامتثال.
- تشمل هذه المرحلة المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 70 مليون ريال سعودي في عامي 2021 أو 2022.
- تُعد هذه الخطوة استكمالاً للمرحلة الأولى، لكنها تركز على التكامل التقني الكامل بين منشآت الأعمال والهيئة المعنية.
- من خلال هذا الربط، يتم التأكد من توثيق الفواتير وتبادلها بصيغة إلكترونية موحدة ومعتمدة.
الموعد المحدد لتطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة
- بدأت المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية تنفيذاً تدريجياً اعتبارًا من 1 يناير 2023، وكانت موجهة في البداية إلى المنشآت ذات الدخل العالي.
- ومع دخول يناير 2024، شمل التطبيق المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي تجاوزت إيراداتها 70 مليون ريال في عام 2021 أو 2022.
- يجري التوسع في تطبيق المرحلة على دفعات متتالية، لتغطية كافة الفئات من المكلفين بشكل مرحلي ومنظّم.
- تهدف الهيئة من خلال هذا النهج إلى تحقيق التحول الكامل نحو الفوترة الرقمية لكافة الأنشطة التجارية.
- التوجه النهائي هو بناء منظومة موحدة تسهم في توثيق التعاملات التجارية بدقة ورفع كفاءة الامتثال الضريبي.
المتطلبات الأساسية لإصدار الفواتير الإلكترونية في المنشآت الصغيرة والمتوسطة
يُطلب من الجهات التي تصدر الفواتير الإلكترونية أن تلتزم بشكل دقيق بالأنظمة والتعليمات التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة، مع مراعاة التوقيتات المحددة لإرسال الفواتير وضمان دقة البيانات وتوثيقها إلكترونيًا، ويأتي هذا في إطار السعي نحو تعزيز كفاءة التعاملات التجارية والتحول السلس نحو الحلول الرقمية، بما يضمن الشفافية والامتثال الكامل للمتطلبات الضريبية.
وهذه أهم العناصر التي يجب مراعاتها والإلتزام بها لكي تضمن توافق الفاتورة الإلكترونية مع المتطلبات الخاصة بالمرحلة الثانية:
- الاعتماد على برنامج فوترة إلكتروني قادر على التواصل المباشر مع منصة “فاتورة” المعتمدة من هيئة الزكاة والجمارك والضريبة.
- توليد الفواتير بصيغة رقمية معترف بها، مثل XML أو PDF/A-3، على أن تتضمن البيانات الأساسية بصيغة XML.
- ضرورة وجود اتصال دائم بالإنترنت لضمان مزامنة البيانات وإرسال الفواتير في الوقت المحدد.
- إدراج جميع البيانات الإضافية التي تتطلبها المرحلة الثانية داخل الفاتورة الإلكترونية لتفادي أي مخالفة تنظيمية.
- الالتزام بهذه المتطلبات يسهم في تحسين كفاءة العمل وضمان الالتزام باللوائح الرقمية المعتمدة من الهيئة.
الدفعة الثامنة عشرة من المنشآت المشمولة بتطبيق مرحلة الربط والتكامل ضمن نظام الفوترة الإلكترونية
- كشفت هيئة الخاصة بالزكاة والضريبة والجمارك عن ضوابط تحديد المنشآت المشمولة في الدفعة الثامنة عشرة لتطبيق مرحلة الربط والتكامل ضمن نظام الفوترة الإلكترونية.
- ضمّت هذه المجموعة المنشآت التي تجاوز حجم إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة حاجز 2 مليون ريال خلال عامي 2022 أو 2023.
- ستتلقى جميع المنشآت التي ينطبق عليها هذا المعيار إشعارات رسمية من الهيئة، تمهيدًا لربط أنظمتها المحاسبية بمنصة “فاتورة” قبل نهاية أغسطس 2025.
- المرحلة الثانية، المعروفة بمرحلة الربط والتكامل، تتضمن متطلبات فنية إضافية مقارنة بالمرحلة الأولى التي ركزت على إصدار الفاتورة وحفظها.
- من بين المتطلبات الجديدة: الاتصال المباشر بمنصة “فاتورة”، الالتزام بصيغ محددة لإصدار الفواتير، وإدخال عناصر إضافية داخل كل فاتورة.
- عملية التطبيق ستُنفذ تدريجيًا على مراحل منظمة، بحيث تُمنح كل مجموعة فترة زمنية لا تقل عن ستة أشهر قبل بدء التطبيق الفعلي.
- تُعد هذه الخطوة امتدادًا للتطورات التقنية التي تشهدها المملكة، وتعكس التزام الهيئة بدفع عجلة الرقمنة في القطاع الاقتصادي.
- أثنت الهيئة على تجاوب المنشآت مع المرحلة الأولى، مشيدة بالوعي العالي والالتزام الذي أبداه المكلفون في التعامل مع متطلبات الفوترة الرقمية.
الربط بطريقة مباشرة مع منصة الزكاة والدخل
- المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية تلزم الشركات بربط أنظمتها بشكل مباشر مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- يجب توليد الفواتير الإلكترونية باستخدام صيغة معتمدة مثل XML أو PDF/A-3، مع ضرورة تضمين كافة البيانات المطلوبة.
- تُرسل الفواتير إلى الهيئة خلال مهلة لا تتجاوز 24 ساعة من وقت إصدارها، لضمان الالتزام الزمني المحدد.
- توفر هذه الآلية للهيئة إمكانية مراجعة الفواتير بسرعة، والتأكد من استيفائها لجميع الشروط الضريبية.
- هذا الإجراء يسهم في رفع مستوى الشفافية وتحقيق التوافق الكامل مع الأنظمة الضريبية المعتمدة في المملكة.
المتطلبات المخصصة للتوقيع الرقمي
- يعد التوقيع الرقمي جزءًا أساسيًا في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، حيث يلعب دورًا حيويًا في ضمان صحة الفواتير وسلامتها.
- يُستخدم التوقيع الرقمي للتحقق من دقة المعلومات المدرجة في الفاتورة ومنع أي محاولة للتلاعب بالبيانات بعد إصدارها.
- يعتمد نظام التوقيع الرقمي على تقنيات تشفير متقدمة، مما يوفر طبقة أمان إضافية للبيانات التي تحتوي عليها الفاتورة.
- يساهم التوقيع الرقمي في حماية الفواتير من التزوير أو التعديل غير المصرح به، مما يعزز من مصداقية الوثائق الإلكترونية.
- من خلال هذا النظام، تُضمن الفواتير الإلكترونية مستوى عالٍ من الأمان وتوافقها مع المعايير القانونية.
عقوبة الشركات والمؤسسات التي لا تلتزم بأنظمة الفوترة الإلكترونية
ستواجه الشركات غير الملتزمة بالمرحلة الثانية غرامات وعقوبات مشابهة لتلك المفروضة في المرحلة الأولى، وفقًا لما أوضحته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وقد جاءت غرامة الفاتورة الالكترونية كالتالي:
- فرض غرامة تقدر بمبلغ خمسة آلاف ريال على من يفشل في إصدار الفواتير بنظام إلكتروني.
- غرامة بقيمة خمسة آلاف ريال على من يتجاهل حفظ الفواتير بصيغة إلكترونية.
- تحذير ثم غرامة مالية على من يصدر فاتورة ضريبية مبسطة دون تضمين رمز QR السريع.
- تحذير ثم غرامة مالية على من لا يبلغ الهيئة بأي مشكلة تمنع إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل سليم.
- غرامة تصل إلى 10 آلاف ريال على من يعدل أو يحذف الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها.
من الضروري معرفة أن المخالفون لأنظمة الفوترة الإلكترونية يخضعون لغرامة تصل إلى 50 ألف ريال وفقًا للمادة 45 من نظام ضريبة القيمة المضافة.
مواصفات الفاتورة الإلكترونية (XML و PDF/A-3)
في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، يجب أن تكون الفواتير الصادرة إما بصيغة XML أو PDF/A-3، حيث تتيح هذه الصيغ تنظيم البيانات بشكل دقيق وسهل التحقق منه، كما أنها تضمن توافق الفواتير مع مختلف الأنظمة، مما يسهل معالجتها وتبادلها بين الجهات المختلفة.
الإجراءات الخاصة بالامتثال القانوني
المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية تتطلب من الشركات الالتزام التام بالمعايير القانونية التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يجب التأكد من أن نظام الفوترة الإلكتروني يتوافق مع اللوائح المعتمدة، مثل استخدام التوقيع الرقمي، وحفظ الفواتير بصيغ محددة، بالإضافة إلى إرسال الفواتير إلى الهيئة في الوقت المناسب، يساهم الالتزام بهذه الإجراءات في تجنب العقوبات ويضمن سير الأعمال بشكل قانوني ووفقًا للأنظمة المعتمدة.
مزايا برنامج الفاتورة السحابية
- واجهة مستخدم بسيطة تتيح للمستخدمين بمختلف مستوياتهم إدارة الحسابات بكفاءة.
- يمكن الوصول إلى النظام من أي مكان وفي أي وقت عبر الإنترنت، دون الحاجة لتثبيت تطبيقات.
- يتوافق النظام تمامًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويلبي احتياجات الفاتورة الإلكترونية في مرحلتيها الأولى والثانية.
- يقدم النظام تقارير مالية دقيقة ومفصلة تساعد الشركات في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات واضحة.
- يوفر أدوات مرنة لإدارة شؤون الموظفين، مثل متابعة الرواتب والإجازات، مع حلول شاملة لإدارة الموارد البشرية.
- يدعم العمل بعملات متنوعة، مما يجعله خيارًا مثاليًا للشركات التي تعمل في أسواق متعددة.
- يتيح النظام التفاعل بسلاسة مع أنظمة مختلفة مثل إدارة المخزون والمبيعات، مما يسهم في تسريع العمليات اليومية.
- يضمن النظام أمانًا عاليًا لحماية البيانات المالية من أي تهديدات أو محاولات وصول غير مصرح بها.
- يوفر أدوات متطورة تساعد في متابعة المخزون وإدارة الأذونات المتعلقة به، مثل تخصيص الصرف والإضافة.
متوسطة والكبيرة. - يحصل المستخدمون على تحديثات دورية تشمل تحسينات جديدة وميزات إضافية، مما يلغي الحاجة لصيانة يدوية.
- يتوفر فريق دعم فني دائمًا من خلال عدة قنوات لضمان حل أي مشكلة وضمان تجربة سلسة للمستخدمين.
- يقدم النظام خططًا مرنة تناسب جميع أنواع الشركات، من الصغيرة إلى الكبيرة، لتلبية احتياجات كل منها بشكل فعال، كما يمكنك تحميل برنامج الفاتورة الإلكترونية مجانًا.
طريقة اختيار أفضل برنامج لتطبيق الفوترة الإلكترونية
من الضروري أن يكون النظام الذي تختاره لإصدار الفواتير الإلكترونية متوافقًا مع معايير وأنظمة الربط الخاصة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، يجب أن يحتوي النظام على الخصائص المطلوبة التي تضمن للمستخدم تجربة سلسة وسهلة، مما يسهل عليه إدارة الفواتير بشكل فعال ووفقًا للمتطلبات القانونية، وهذه طريقة الاختيار:
- أي برنامج يلتزم بلوائح أمن البيانات ويضمن تخزين معلومات حسابات الشراء والدفع في فترة زمنية محددة، مع حماية بيانات العملاء والموردين، ويستخدم بروتوكولات آمنة ومتوافقة لجمع البيانات، يعد الخيار الأفضل مقارنة بالبرامج الأخرى.
- أي برنامج يقدم خيارات متعددة لتخصيص الفاتورة، مثل اختيار الحجم، الشكل، الخط، والقالب الذي يفضله التاجر للطباعة، يبرز بوضوح عن غيره، فالتجار يبحثون دائمًا عن الحلول التي توفر لهم الراحة والمرونة في إدارة الفواتير، مما يجعل هذا النوع من البرامج الخيار الأمثل لهم.
- كلما قدم البرنامج لعملائه شروحات وموارد تعليمية مستمرة بالإضافة إلى دعم فني فوري، كلما زادت قيمته في نظر المستخدمين. إذا كان البرنامج يساعد في تسهيل فهم متطلبات المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية، فإنه يتفوق على غيره. المستخدمون دائمًا يبحثون عن الحلول التي توفر لهم الوقت والجهد، وتجعل تجربتهم أكثر سلاسة وكفاءة.
- هل يتوفر في برنامجك ميزة إرسال الفواتير تلقائيًا إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فأنت بذلك توفر وقت التاجر وتسهل عملية البيع بشكل فعال، كما أن هذه الميزة تضع برنامجك في موقع متقدم مقارنةً بالمنافسين، حيث تحتاج بعض الفواتير في السعودية إلى إرسالها للهيئة للمراجعة والموافقة قبل تسليمها للمشتري.
- لتنفيذ المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية بفعالية، يجب أن يوفر برنامجك تقارير مفصلة ومتجددة بشكل مستمر. كما ينبغي عرض هذه البيانات بشكل موحد في صفحة واحدة، مما يسهل متابعة جميع جوانب الفواتير مثل المبيعات، المخزون، والموردين، وغيرها من التفاصيل المهمة.
- قلة من الأنظمة تتيح للمستخدمين حرية اختيار وسيلة الدفع التي تناسبهم، مما يجعلها غير جاذبة لشريحة واسعة من العملاء، حتى وإن كانت تفي بجميع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أما إذا كان برنامجك يوفر أكثر من خيار للدفع، فأنت تمنح المستخدم مرونة أكبر وتتفوق بذلك على كثير من المنافسين، وهو ما يساهم في تعزيز فرص البيع وتحقيق نتائج مستمرة.
إذا كنت تبحث عن طريقة مبتكرة وفعّالة لتسهيل إدارة أعمالك، فالاشتراك في الفاتورة السحابية هو الخيار المثالي لك، مع هذه الخدمة المتطورة، يمكنك تنظيم فواتيرك بكل سهولة، وضمان التزامك التام مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الفاتورة السحابية تمنحك إمكانية الوصول إلى بياناتك من أي مكان وفي أي وقت، مما يوفر لك وقتًا وجهدًا كبيرين، كما تضمن لك التحديثات التلقائية والتقارير المالية الدقيقة، مما يساعدك على اتخاذ قرارات مدروسة، لا تدع الفرصة تفوتك، وابدأ رحلتك نحو تحويل أعمالك إلى بيئة رقمية متميزة اليوم، حيث يمكنك البدء من هنا.
الأسئلة الشائعة
ما هي المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟
المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية تهدف إلى ربط كافة العمليات الخاصة بالبيع داخل منصة موحدة، وذلك حتى يتم خلالها تحويل الإشعارات والفواتير الورقية إلى النظام الإلكتروني المنظم بين المشتري والبائع.
كم غرامة عدم وجود فاتورة الكترونية؟
تبدأ غرامة عدم وجود فواتير إلكترونية من خمسة آلاف ريال سعودي.
هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية؟
نعم أصبحت الفاتورة الإلكترونية إلزامية.
