عند شرح الفواتير الالكترونية نجد أن هذه الفواتير اليوم تشكل ركيزة أساسية في تنظيم المعاملات المالية الحديثة، حيث تعتمد على إنشاء وحفظ وإرسال الفواتير عبر أنظمة رقمية بدلاً من الوسائل الورقية التقليدية، هذا التحول لا يقتصر فقط على تسريع العمليات، بل يسهم أيضًا في تقليل التكاليف، وتعزيز الدقة، وتحسين سهولة المتابعة والمراجعة، مما يجعلها أداة فعالة تلبي احتياجات الشركات بكفاءة أعلى.
ما هي الفواتير الإلكترونية؟
الفواتير الإلكترونية هي مستندات مالية رقمية تُستخدم لإثبات عمليات البيع والشراء، وتُنشأ وتُرسل وتُحفظ عبر أنظمة إلكترونية بدلاً من الورق، تهدف إلى تسهيل العمليات المحاسبية، وتوفير الوقت، وتقليل الأخطاء، وضمان التتبع والامتثال للأنظمة الضريبية.
فوائد استخدام الفاتورة الإلكترونية
من أهم فوائد الفاتورة الإلكترونية ما يلي:
- تسهم في تقليل الوقت المستغرق لإنشاء وإرسال الفواتير، مما يسرّع دورة العمل.
- تعزز كفاءة العمليات المحاسبية والإدارية من خلال الأتمتة والتكامل الذكي.
- تقلل من التكاليف التشغيلية المرتبطة بالطباعة والحفظ اليدوي والشحن الورقي.
- ترفع مستوى دقة البيانات بفضل الحد من الأخطاء البشرية أثناء الإدخال اليدوي.
- تتيح تتبع الفواتير بسهولة ومعرفة حالتها لحظة بلحظة.
- تسهم في تحسين الالتزام الضريبي من خلال التوافق التلقائي مع الأنظمة الرسمية.
شرح الفواتير الالكترونية
هناك العديد من النقاط التي يتم من خلالها شرح الفاتورة الإلكترونية كالتالي:
طريقة عمل فاتورة إلكترونية
- تسجيل الدخول إلى نظام الفوترة الإلكترونية أو برنامج الفاتورة السحابية.
- اختيار خيار “إنشاء فاتورة جديدة” من القائمة الرئيسية.
- إدخال بيانات العميل مثل الاسم، الرقم الضريبي، والعنوان.
- تحديد نوع الفاتورة (ضريبية، مبسطة، إلخ) حسب نوع العملية.
- إدخال تفاصيل المنتجات أو الخدمات: الكميات، الأسعار، والضرائب المطبقة.
- مراجعة الفاتورة والتأكد من صحة البيانات والمجموع النهائي.
- إصدار الفاتورة بصيغة إلكترونية (XML وPDF) وفق متطلبات هيئة الزكاة.
- إرسال الفاتورة للعميل إلكترونيًا (عبر البريد أو المنصة) والاحتفاظ بنسخة مؤرشفة.
ما هي المراحل الخاصة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
تتكون الفاتورة الإلكترونية من مرحلتين، وهما:
المرحلة الأولى (مرحلة التهيئة)
بدأت هذه المرحلة في 4 ديسمبر 2021، وتركزت على إلزام المكلفين باستخدام نظام إلكتروني للفوترة بدلاً من الفواتير اليدوية أو الورقية.
شملت هذه المرحلة:
- التوقف الكامل عن إصدار الفواتير الورقية.
- التأكد من وجود نظام إلكتروني مؤهل لإنشاء الفواتير بصيغة رقمية.
- إدراج العناصر الأساسية المطلوبة مثل الرقم الضريبي، نوع الفاتورة، ورقم الفاتورة.
- عدم الحاجة للربط المباشر مع هيئة الزكاة خلال هذه المرحلة.
المرحلة الثانية (مرحلة التكامل)
انطلقت هذه المرحلة تدريجيًا ابتداءً من 1 يناير 2023، وتهدف إلى ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
من أبرز متطلباتها:
- إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة XML المعتمدة.
- إرسال الفواتير لحظيًا إلى الهيئة للتحقق والاعتماد.
- تضمين رموز QR وفهارس UUID في الفواتير.
- استخدام أنظمة فوترة متوافقة مع متطلبات الهيئة التقنية.
تُعد هذه المرحلة أكثر تقدمًا، وتهدف إلى تعزيز الشفافية والامتثال الضريبي بشكل دقيق، وهذه هي ربط المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية مجانا وبدون مجهود.
ما هي المتطلبات المحددة لحفظ الفواتير الإلكترونية؟
هناك متطلبات محددة لحفظ الفواتير الإلكترونية وقد جاءت على النحو التالي:
- يجب الاحتفاظ بجميع الفواتير والسجلات المحاسبية لفترة لا تقل عن 6 سنوات بعد انتهاء الفترة الضريبية المعنية.
- الفواتير يجب أن تُكتب وتُصدر باللغة العربية بشكل أساسي، حتى عند استخدام لغات إضافية.
- يُشترط تخزين الفواتير على خوادم إلكترونية يمكن الوصول إليها بسرعة عند الحاجة.
- ينبغي اتخاذ إجراءات حماية متقدمة لضمان سلامة البيانات ومنع أي تعديل أو حذف غير مصرح به.
- تملك هيئة الزكاة والضريبة الحق الكامل في فحص أنظمتك المحاسبية للتحقق من مدى التزامك بالضوابط المعتمدة.
من هم الأشخاص والمؤسسات التي يجب أن تخضع لنظام الفاتورة الإلكترونية؟
عند شرح الفواتير الالكترونية يجب ذكر الأشخاص والمؤسسات التي يجب أن تخضع لنظام الفاتورة الإلكترونية هم:
- جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة داخل المملكة، سواء كانوا أفرادًا أو شركات، يجب عليهم إصدار الفواتير إلكترونيًا عند تقديم خدمات أو بيع سلع خاضعة للضريبة.
- الكيانات المسجلة في نظام ضريبة القيمة المضافة سواء كان تسجيلها إلزاميًا أو اختياريًا، يُطلب منها الالتزام بإصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا.
- المقيمون في المملكة ممن يقدمون خدمات أو منتجات خاضعة للضريبة، حتى وإن كانت أنشطتهم صغيرة أو متوسطة، يجب أن يكون لديهم نظام إلكتروني للفوترة.
- المنشآت التجارية بمختلف أنواعها (شركات، مؤسسات، محلات تجارية، أنشطة فردية) مطالبة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية عند التعاملات مع عملائها.
- الجهات التي تصدر فواتير ضريبية أو مبسطة، مثل متاجر التجزئة والمطاعم والمقاهي، ملزمة بتحويل فواتيرها الورقية إلى رقمية وفق النموذج المعتمد من هيئة الزكاة.
- الموردون الذين يتعاملون مع الجهات الحكومية أو الشركات الكبيرة، عليهم الالتزام الكامل بإصدار فواتير إلكترونية لضمان قبولها.
- المكلفون بالنيابة عن آخرين، مثل المحاسبين والمستشارين الضريبيين، مسؤولون كذلك عن ضمان التزام عملائهم بالنظام، ويتضح ذلك من خلال شرح الفواتير الالكترونية.
غرامة عدم تطبيق الفاتورة الإلكترونية
عدم إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا
- غرامة مالية تبدأ من 5,000 ريال سعودي.
حذف أو تعديل الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها
- غرامة تصل إلى 10,000 ريال سعودي.
عدم تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفاتورة الضريبية المبسطة
- غرامة تبدأ من 5,000 ريال سعودي.
عدم كتابة رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة في الفواتير
- غرامة مالية تبدأ من 5,000 ريال سعودي.
عدم إبلاغ الهيئة عن الأعطال التي تعيق إصدار الفواتير الإلكترونية
- غرامة تبدأ من 5,000 ريال سعودي.
لماذا تختار برنامج الفاتورة السحابية لإصدار الفواتير الإلكترونية؟
يمتاز برنامج الفاتورة السحابية بالعديد من المميزات الهامة، والتي جاءت كالتالي:
- إصدار فواتير إلكترونية معتمدة وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية (المرحلتين الأولى والثانية).
- إرسال الفواتير للعملاء إلكترونيًا عبر البريد أو الروابط دون الحاجة للطباعة.
- تخزين الفواتير في سحابة آمنة تتيح لك الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت.
- تحقق فوري من صحة الفواتير وتوافقها مع الضوابط النظامية عبر التكامل مع منصة الفوترة.
- تصميم الفواتير بسهولة باستخدام قوالب احترافية قابلة للتخصيص حسب نشاطك التجاري.
- تتبع حالة الفواتير ومعرفة ما إذا تم الاطلاع عليها أو دفعها من قبل العميل.
- إصدار إشعارات ضريبية وتعديل الفواتير (إشعار دائن ومدين) بطريقة سلسة ومنظمة.
- أرشفة الفواتير إلكترونيًا بما يتوافق مع متطلبات الاحتفاظ القانونية.
- تقارير وتحليلات مالية دقيقة تساعدك على مراقبة الإيرادات والمصروفات بسهولة.
- توفير الوقت والتكلفة مقارنة بالأنظمة التقليدية اليدوية أو الورقية.
انضم الآن إلى برنامج الفاتورة السحابية وواكب التحول الرقمي بثقة، يلتزم البرنامج بجميع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، ويُصدر فواتير إلكترونية معتمدة بكل سهولة ودقة، تمتع بنظام آمن، سريع، وموثوق يضمن لك التوافق الكامل مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، لا تفوّت الفرصة، اشترك اليوم وابدأ إدارة أعمالك بكفاءة واحترافية، حيث يمكنك الإشتراك من خلال هذا الرابط.
الأسئلة الشائعة
ما هي تفاصيل الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية يتم إصدارها ثم حفظها بطريقة إلكترونية منظمة من خلال النظام الإلكتروني، وتشتمل على المتطلبات الخاصة بالفاتورة الضريبية.
هل يلزم ختم الفاتورة الإلكترونية؟
من الضروري أن تضم انظمة الفواتير الإلكترونية على المعرف الخاص بختم التشفير الفريد المخصص لكل فاتورة إلكترونية، وكذلك الإشعارات الخاصة بها.
ما هي مدة صلاحية الفاتورة الإلكترونية؟
مدة صلاحية الفاتورة الإلكترونية ثلاثة أيام، وذلك من التاريخ الخاص بإصدار الفاتورة.
