في إطار سعي الحكومة السعودية لتحقيق التحول الرقمي وضبط المنظومة الاقتصادية، تأتي شروط الفاتورة الالكترونية كجزء محوري في تعزيز الشفافية والحد من التهرب الضريبي ضمن الأنشطة غير الرسمية، تهدف هذه الشروط إلى تنظيم المعاملات التجارية من خلال نظام رقمي يسهم في رفع دقة البيانات، وتسريع العمليات التجارية، وتعزيز الأمان في التعاملات بين التجار، وقد وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك معايير صارمة لضمان حماية بيانات الفواتير والتحقق من صدورها عن الجهة المعنية و التي يتم اصدارها من قبل الفاتورة السحابية، مما يجعل الفاتورة الإلكترونية حجر الزاوية في مشروعات التحول الاقتصادي، بما ينعكس بشكل مباشر على مصالح التجار والمستهلكين.
ما هي شروط الفاتورة الالكترونية
- استخدام حل تقني مبتكر ومتكامل يتيح إدارة خدمات الفاتورة الإلكترونية بشكل سلس وفعال، مع توفير اتصال مباشر ومستمر بشبكة الإنترنت لضمان سرعة الأداء واستمراريته دون انقطاع، مما يعزز دقة البيانات ويسهل عملية التتبع والمراجعة.
- تكامل الحل التقني مع منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يضمن توافق الفواتير الإلكترونية مع المعايير المعتمدة من الهيئة، ويوفر ميزة الربط الآلي للمعلومات بين الأنظمة المختلفة، مما يسهم في تسهيل العمليات الضريبية وتقليل الأخطاء البشرية.
- تلبية كافة المتطلبات الفنية والتنظيمية للفاتورة الإلكترونية، بما في ذلك الحقول الإضافية المطلوبة مثل الرقم الضريبي والبيانات المتعلقة بالطرفين، مما يعزز الشفافية والامتثال الكامل للقوانين، إلى جانب تحقيق توافق تام مع اللوائح المعمول بها في المملكة.
- استخدام صيغ إلكترونية موحدة مثل XML أو PDF/A-3 مع تضمين بيانات XML، ما يضمن توحيد شكل ومضمون الفواتير، ويُسهل عملية تخزينها رقميًا، مع إمكانية تبادلها وتحليلها بسرعة وكفاءة، مما يجعلها جاهزة للاستخدام في التقارير والتحقق الضريبي.
أنضم الأن الى أفضل برنامج فاتورة إلكترونية في السعودية من هنا
فوائد الفواتير الإلكترونية التي يوفرها لك برنامج الفاتورة السحابية
- من مميزات الفواتير الإلكترونية التي يوفرها لك برنامج الفاتورة السحابية التخلص من الحاجة إلى الفواتير الورقية، مما يقلل بشكل كبير من تكاليف الطباعة والإرسال والتخزين التقليدية.
- تسهم الفواتير الإلكترونية في تبسيط عملية الإدارة وتتبع الفواتير، حيث توفر وسيلة سهلة وسريعة لتحديد موقع البيانات وتحليلها، مما يؤدي إلى تحسين كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية.
- تساعد على تحقيق الدقة في الحسابات من خلال تقليل الأخطاء البشرية المرتبطة بالفواتير اليدوية، مما يعزز الثقة في العمليات المحاسبية.
- توفر الفواتير الإلكترونية آلية سريعة وفعالة لإتمام عمليات الدفع مقارنة بالفواتير التقليدية، مما يسهم في تبسيط الإجراءات وتسريع التحصيل.
- تمنح العملاء سهولة الوصول إلى فواتيرهم إلكترونيًا في أي وقت ومن أي مكان، مما يضمن الالتزام بسداد المستحقات في المواعيد المحددة.
- تدعم الفواتير الإلكترونية الاستدامة البيئية من خلال تقليل استهلاك الورق، مما يجعلها خيارًا أكثر وعيًا وصداقة للبيئة.
طريقة إعداد نظام فواتير إلكترونية فعال
- البدء بتحليل شامل لنظام الفواتير الحالي: يجب تقييم كيفية إدارة الفواتير في الوقت الراهن، مع تحديد الثغرات ونقاط القوة لتحسين الأداء وضمان الانتقال السلس لنظام الفواتير الإلكترونية.
- اختيار نظام إلكتروني يتناسب مع طبيعة العمل: من الضروري تحديد برنامج يلبي متطلبات شركتك ويقدم مزايا مثل التكامل مع الأنظمة الأخرى، وسهولة الاستخدام، وضمان الامتثال للمعايير المعتمدة.
- التعرف على الأنواع المختلفة للفواتير الإلكترونية: يشمل ذلك فهم طبيعة الفواتير مثل الفواتير الضريبية أو إشعارات الديون، لاختيار الطريقة المناسبة لتلبية احتياجات الشركة وقوانين الفوترة، بالإضافة إلى تطبيق كافة شروط الفاتورة الالكترونية.
- تدريب الفريق على النظام الجديد: ينبغي توفير برامج تدريبية للموظفين على كيفية استخدام النظام بكفاءة، بما يشمل خطوات إنشاء الفواتير وإرسالها، مع ضمان الالتزام بإجراءات الحماية.
- تصميم الحلول بناءً على احتياجات الشركة: يجب أن يتوافق النظام مع متطلبات العمل، مثل توفير إمكانية تخصيص الفواتير، أو تضمين بيانات إضافية لتعزيز الشفافية والدقة.
- تعزيز الأمان الرقمي: لضمان حماية البيانات، ينبغي اعتماد أنظمة تحتوي على تقنيات تشفير قوية وإجراءات أمان تمنع تسرب المعلومات أو اختراقها.
- تنفيذ عمليات مؤتمتة لتوفير الوقت: يمكن الاستفادة من ميزات الأتمتة مثل إرسال إشعارات عند تأخر الدفع أو إعداد تذكيرات تلقائية، مما يقلل الجهد اليدوي ويسرّع العمليات.
- مراجعة الأداء بشكل دوري: من الضروري تقييم عمل النظام بانتظام لضمان كفاءته، مع إجراء التعديلات أو التحديثات المطلوبة لتلبية احتياجات العمل المتغيرة أو الامتثال للتطورات الجديدة في التشريعات.
نصائح تحسن استعمال الفواتير الإلكترونية في مؤسستك
تعد الفواتير الإلكترونية أداة فعّالة لتبسيط العمليات الإدارية وتقليل الجهد المبذول، مع توفير الوقت والموارد بشكل كبير، لتحقيق نظام فواتير إلكتروني متكامل وفعّال، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- تطبيق الأتمتة في معالجة المستندات: اعتماد التقنيات الآلية يقلل من الأخطاء المرتبطة بالإدخال اليدوي، ويُسرع معالجة الفواتير، مما يرفع كفاءة العمل ويضمن دقة النتائج.
- استخدام أدوات لاستخراج البيانات من المستندات الواردة: تتيح هذه الأدوات إمكانية جمع المعلومات بشكل فوري من المستندات، مما يوفر وقتًا كبيرًا ويُقلل الاعتماد على الإدخال اليدوي.
- اختيار برنامج مناسب يلبي احتياجاتك: ركز على اختيار منصة توفر خصائص متطورة مثل التكامل مع الأنظمة الأخرى، وإمكانية تخصيص الإعدادات لتتماشى مع طبيعة نشاطك.
- النظر في الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المستندات: إذا كانت شركتك بحاجة إلى خفض التكاليف أو الوصول إلى تقنيات حديثة دون الحاجة لتطويرها داخليًا، فإن هذا الخيار يمكن أن يكون مثاليًا.
- تحديد سياسات وإجراءات واضحة للنظام: وضع آليات عمل محددة يساعد على تحقيق الانسجام والدقة في استخدام النظام بين كافة أعضاء الفريق، علاوة على تطبيق جميع شروط الفاتورة الالكترونية.
- توفير تدريب شامل للموظفين: تأكد من أن جميع العاملين على دراية كاملة بكيفية استخدام النظام لتحقيق أقصى استفادة من مزاياه، مع التركيز على تجنب الأخطاء.
- مراقبة أداء النظام بانتظام: قم بتقييم فعالية النظام من خلال مراقبة أدائه بشكل مستمر، مع تحديد المجالات التي تحتاج إلى تطوير لتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.
- تحسين العمليات بشكل تدريجي: باستخدام التغذية الراجعة ونتائج المراجعة الدورية، قم بإجراء تحسينات مستمرة لضمان بقاء النظام فعّالًا ومتوافقًا مع احتياجاتك.
من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن لشركتك تحقيق أقصى استفادة من نظام الفواتير الإلكترونية، مما يسهم في تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف مع تعزيز الدقة في جميع العمليات.
الأسئلة الشائعة
من هم الخاضعين للفاتورة الإلكترونية؟
الأشخاص الخاضعون للضريبة وهم كل من يمارس أنشطة تجارية داخل السعودية أو خارجها، ويلتزم هؤلاء باتباع أنظمة الفوترة الإلكترونية المعتمدة، كما يشمل ذلك أي عميل أو طرف آخر يصدر فواتير ضريبية نيابة عن شخص خاضع للضريبة داخل المملكة، حيث يجب عليهم الالتزام الكامل بشروط الفاتورة الالكترونية.
كم مبلغ دعم الفاتورة الإلكترونية؟
يبلغ الدعم المالي المخصص لكل منشأة مبلغ 2500 ريال، وذلك لتغطية تكلفة الاشتراك في البرنامج السحابي الذي يتيح للتجار إصدار فواتير إلكترونية تتوافق مع معايير وشروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
هل الفاتورة الإلكترونية اجبارية؟
يجب إصدار الفاتورة الإلكترونية وفقا لشروط الفاتورة الالكترونية السعودية للتوريدات المفترضة والاحتفاظ بها ضمن سجلات العمل لأغراض التدقيق ومع ذلك، لا يحق للشخص الخاضع للضريبة الذي يستلم السلع أو الخدمات بموجب نظام التوريد المفترض (إن كان موجود) خصم ضريبة القيمة المضافة على المدخلات المرتبطة بتلك التوريدات المفترضة، وتوضح شروط الفاتورة الالكترونية كل هذه الجوانب.
