شكل الفاتورة الإلكترونية يُعد أحد العناصر الأساسية في التحول الرقمي بالمملكة، حيث تُصدر الفواتير بشكل رقمي منظم يسهم في تسهيل عمليات التحقق من صحتها وتبادلها بين الشركات والأفراد، يعتمد هذا النظام على صيغة رقمية موحدة تضمن الامتثال للمعايير الضريبية، مما يعزز الشفافية ويقلل من الأخطاء في المعاملات التجارية.
ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية
تم تنفيذ نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية على مراحل، حيث تم تحديد موعد لكل مرحلة من مراحل تطبيق النظام بشكل تدريجي، ويمكن تلخيص ذلك في النقاط التالية:
شكل الفاتورة الإلكترونية خلال مرحلة الإصدار
انطلقت مرحلة الإصدار في 4 ديسمبر 2021، حيث كان من الضروري على الشركات استبدال الفواتير الورقية بالفواتير الإلكترونية، مع التأكد من التزامها بجميع المعايير القانونية والضريبية المعتمدة.
في هذه المرحلة، يتضمن شكل الفاتورة الإلكترونية المعلومات التالية:
- اسم المؤسسة وعنوانها.
- الرقم الضريبي للمنشأة.
- التاريخ الخاص بإصدار الفاتورة.
- رقم الفاتورة.
- وصف المنتجات أو وصف الخدمات المقدمة.
- الكمية بالإضافة إلى الوحدة.
- سعر الوحدة.
- الضريبة المقررة.
- المجموع الكلي.
شكل الفاتورة الإلكترونية خلال مرحلة الربط
في 1 من يناير 2023، انطلقت مرحلة الربط، حيث أصبح من الضروري على الشركات ربط أنظمتها الخاصة بالفوترة والمحاسبة بنظام الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك، يتطلب هذا الربط تكاملًا تكنولوجيًا فعالًا يضمن نقل البيانات بشكل دقيق ومرن بين الأنظمة لضمان التوافق الكامل مع متطلبات الهيئة.
في هذه المرحلة، يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على العناصر الأساسية التالية:
- يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية رمز باركود يسهل التعرف عليها بشكل دقيق وفعال.
- يجب أن تحتوي الفاتورة أيضًا على كافة البيانات الأساسية الضرورية لتسجيل العملية التجارية بطريقة صحيحة في النظام.
طريقة تصميم الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والجمارك والضريبة عبر برنامج الفاتورة السحابية
لضمان تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك باستخدام برنامج الفاتورة السحابية، يجب الالتزام بالخطوات التالية بعناية ووفقًا للمتطلبات القانونية:
- اختيار نوع الفاتورة: أولاً، يجب تحديد نوع الفاتورة التي ترغب في إصدارها، سواء كانت فاتورة ضريبية أو مبسطة.
- تسجيل الدخول إلى النظام: بعد ذلك، قم بتسجيل الدخول إلى نظام الفاتورة السحابية من هنا.
- إنشاء الفاتورة: بمجرد تحديد النوع، اذهب إلى قائمة المبيعات واضغط على خيار “فواتير المبيعات”، حيث ستُوجه إلى صفحة جديدة.
- إدخال المعلومات: في الصفحة الجديدة، قم بإدخال كافة التفاصيل اللازمة مثل بيانات العميل، وصف المنتجات أو الخدمات المباعة، الأسعار، والضرائب أو الرسوم المقررة.
- حفظ وإرسال الفاتورة: بعد إتمام إدخال البيانات، احفظ الفاتورة ثم أرسلها، يمكن حفظ الفاتورة للرجوع إليها لاحقًا.
- مراقبة حالة الفاتورة: من خلال قائمة المبيعات، يمكنك متابعة وضع الفواتير السابقة ومعرفة إذا ما كانت مدفوعة، متأخرة، أو لم تُسدد بعد.
أنواع الفواتير الإلكترونية
في السعودية، تُصنف الفواتير الإلكترونية إلى نوعين رئيسيين، هما:
الفاتورة الضريبية
الفاتورة الضريبية هي تلك التي تُصدر في إطار التعاملات بين الشركات، وتكون محورية في تنظيم وتوثيق المعاملات التجارية، يجب أن تحتوي على عدة بيانات أساسية لضمان صحتها واكتمالها، وتشمل:
- البيانات الخاصة بالمشتري: مثل الاسم والعنوان.
- الرقم الخاص بالفاتورة.
- اسم وعنوان المنشأة المصدرة للفاتورة.
- المبلغ الإجمالي للفاتورة.
- الرقم الضريبي الخاص بالمنشأة.
- تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة.
- وصف الكمية المدرجة.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
الفاتورة الضريبية المبسطة
الفاتورة الضريبية المبسطة هي نوع من الفواتير التي تُرسل من الشركات إلى العملاء (B2C)، ويجب أن تلتزم بجميع المتطلبات القانونية والعناصر المحددة التي تضمن توافقها مع اللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
عناصر من الضروري أخذها في الإعتبار في شكل الفاتورة الإلكترونية
البيانات الضرورية في الفاتورة الإلكترونية
يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية مجموعة من البيانات الأساسية لضمان صحتها وامتثالها للمتطلبات القانونية، من بين هذه البيانات: اسم المورّد والمستفيد، عناوينهما، تفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة، مثل الكمية والسعر، بالإضافة إلى قيمة الضرائب المقررة، يعد توفر هذه المعلومات أمرًا ضروريًا لتوثيق العملية التجارية بشكل صحيح.
التوقيع الرقمي على الفاتورة الإلكترونية
من المتطلبات الأساسية في الفاتورة الإلكترونية هو تضمين توقيع رقمي، يساعد التوقيع الرقمي على ضمان صحة المستند وأصالته، كما يعمل على حماية الفاتورة من التلاعب أو التغيير غير المصرح به، يعد هذا التوقيع بمثابة وسيلة للتحقق من صحة البيانات ويعزز من مصداقية الفاتورة.
التوافق مع القوانين الضريبية
يجب أن تلتزم الفاتورة الإلكترونية بالقوانين واللوائح الضريبية الخاصة بكل دولة، يتطلب ذلك الامتثال للمعايير التقنية والتنظيمية التي تحددها السلطات الضريبية، مما يضمن التوافق الكامل مع أنظمة الفوترة الإلكترونية المعمول بها في البلاد.
الاحتفاظ والتخزين للفاتورة الإلكترونية
تتطلب الأنظمة الضريبية تخزين الفواتير الإلكترونية لفترة زمنية محددة وفقًا لمتطلبات الضرائب المحلية، يمكن تخزين هذه الفواتير إما في صيغة إلكترونية أو ورقية، حسب ما تقتضيه القوانين المعمول بها، لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة في المستقبل.
أهمية استخراج الفاتورة الإلكترونية من خلال برنامج الفاتورة السحابية
نظام نقاط البيع
يقدم حلولاً ذكية وسهلة الاستخدام لإدارة نقاط البيع، مما يتيح لك التحكم الكامل في المبيعات والمخزون بكفاءة، سواء كنت تدير متجرًا أو مطعمًا.
الفواتير الإلكترونية
يوفر برنامجًا متوافقًا تمامًا مع متطلبات الهيئة العامة للزكاة والدخل لإصدار الفواتير الإلكترونية بكل سهولة وموثوقية.
إدارة الحسابات المالية
يتيح لك التحكم الكامل في حساباتك المالية والمصرفية، مع إمكانية إعداد تقارير مفصلة حول الأرباح والخسائر لمساعدتك في اتخاذ قرارات مالية مدروسة.
دعم فني على مدار الساعة
نحن هنا لدعمك 24/7، مع فريق فني متاح طوال أيام الأسبوع لضمان استمرارية خدماتك السحابية.
إدارة علاقات العملاء (CRM)
نظام CRM المتكامل يساعدك في إدارة التفاعلات مع عملائك بطريقة منظمة وفعّالة، مما يسهم في تحسين تجربتهم وزيادة رضاهم.
إدارة الموارد البشرية (HRM)
نظام متطور لإدارة شؤون الموظفين والرواتب بشكل تلقائي، بالإضافة إلى متابعة الإجازات، التقييمات، وساعات العمل بكل سهولة وبدون تعقيدات.
الأسئلة الشائعة
ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية؟
الشكل النهائي للفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية يتميز بتصميم موحد يتوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يشمل هذا الشكل بيانات البائع والمشتري، مثل الأسماء والعناوين وأرقام التعريف الضريبي، بالإضافة إلى تفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة، والتي يجب أن تكون مكودة باستخدام أكواد عالمية مثل GS1، لضمان الالتزام بالمتطلبات الرسمية والضوابط التقنية المعتمدة في المملكة.
كيف أعرف أن الفاتورة حقيقية؟
تأكد من أن الكميات والأوصاف والأسعار الموجودة في الفاتورة تتطابق تمامًا مع ما تم تحديده في أمر الشراء، كما يمكنك التحقق من تسليم المنتجات أو تنفيذ الخدمات المدرجة من خلال مراجعة إيصالات التسليم أو السجلات التي توثق إتمام الخدمة.
ماذا يكتب في الفاتورة؟
- بيانات البائع: تشمل اسمه، عنوانه، ووسائل التواصل الخاصة به.
- معلومات المشتري: تتضمن اسمه وعنوانه بشكل واضح.
- رقم مرجعي للفاتورة: معرف فريد يميز الفاتورة عن غيرها.
- تاريخ العملية: يشير إلى اليوم الذي تمت فيه المعاملة.
