في عالم ريادة الأعمال وإدارة الشركات، يسعى الجميع إلى تحسين الكفاءة وتسهيل العمليات اليومية ومن أبرز الأدوات التي أحدثت ثورة في هذا المجال هي الفاتورة الإلكترونية. 

في هذا المقال، سنستعرض كافة التفاصيل حول هذا النظام الحديث وكيفية عمل الفاتورة الإلكترونية.

تعريف الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية أو الفاتورة السحابية هي وثيقة رقمية تُوثِّق السلع والخدمات التي يحصل عليها العملاء، وتُمثِّل بديلاً عملياً ومتطوراً للفواتير التقليدية. 

فهي تُغني عن الطباعة والإدخال اليدوي، مما يرفع كفاءة العمليات ويُحسِّن دقة البيانات والمدفوعات. 

كما يتميز نظامها بسهولة الإصدار والإرسال، حيث يمكن مشاركتها والوصول إليها ببساطة عبر البريد الإلكتروني أو البوابات الإلكترونية للشركات.

كيفية عمل الفاتورة الإلكترونية

• اختيار برنامج الفواتير المناسب: حدد برنامجًا موثوقًا يتناسب مع متطلبات عملك ويدعم إصدار الفواتير الإلكترونية بكفاءة ، وذلك من خلال الفاتورة السحابية من هنا.
• تجميع بيانات العملاء: قم بجمع المعلومات الأساسية للعملاء، مثل الاسم، العنوان، وبيانات الاتصال، بالإضافة إلى أي تفاصيل إضافية مطلوبة.
• تصميم قوالب الفواتير: أنشئ قوالب احترافية متوافقة مع هوية علامتك التجارية، متضمنة كل البيانات الضرورية كأوصاف المنتجات، الكميات، الأسعار، والمعلومات الضريبية.
• إدخال معلومات الفاتورة: أدخل كافة التفاصيل بدقة، بما في ذلك رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، شروط الدفع، وأي رسوم أو خصومات إضافية.
• إضافة تفاصيل المنتجات أو الخدمات: سجل الأوصاف، الكميات، أسعار الوحدات، والضرائب المطبقة لكل عنصر مدرج في الفاتورة.
• حساب الإجماليات: اترك للبرنامج مسؤولية حساب المبالغ النهائية، بما يشمل الضرائب والمجاميع الفرعية وأي تعديلات أخرى.
• المراجعة قبل الإرسال: قم بمراجعة الفاتورة للتأكد من دقتها واحترافيتها قبل إرسالها.
• إرسال الفاتورة إلكترونيًا: استخدم البريد الإلكتروني أو منصات آمنة لإرسال الفاتورة مباشرة إلى العميل.
• متابعة الفواتير: راقب حالة الفواتير وقم بتذكير العملاء بالمبالغ المستحقة عند الحاجة.
• تخزين الفواتير بشكل آمن: احفظ جميع الفواتير إلكترونيًا لضمان سهولة الوصول إليها وقت الحاجة.

الشركات التي يجب أن تسجل بمنظومة الفاتورة الإلكترونية

• أصبح التسجيل في الفاتورة الإلكترونية إلزاميًا لجميع الممولين المسجلين بمركز كبار الممولين وفقًا لبيان مصلحة الضرائب السعودية، مع التأكيد على اتخاذ إجراءات قانونية ضد المتخلفين.
• أشار رئيس مصلحة الضرائب إلى أن عدم الالتزام بالتسجيل سيترتب عليه استبعاد ملف الشركة من مركز كبار الممولين، وحرمانها من دعم الصادرات، وعدم إمكانية التعامل مع الجهات الحكومية أو القطاع العام.
• مصلحة الجمارك تُلزم بتقديم فواتير التصدير الصادرة فقط من خلال منظومة الفاتورة الإلكترونية، مما يجعل الانضمام ضروريًا للتعامل الجمركي.
• على الرغم من عدم إلزام الشركات الصغيرة بالانضمام، يمكنها التسجيل طوعًا بعد استيفاء المتطلبات للاستفادة من مراجعة الفواتير بشكل فوري، وتقليل الأعباء الإدارية، وتيسير إجراءات إصدار الفواتير.

شروط الفاتورة الإلكترونية

لإصدار الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، هناك مجموعة من الشروط التي يجب استيفاؤها لضمان الامتثال للنظام وضمان جودة وكفاءة العملية. تشمل هذه الشروط ما يلي:

• إرسال طلب رسمي إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:
  الخطوة الأولى هي تقديم طلب التسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية عبر القنوات الرسمية للهيئة، مع ضمان تقديم جميع المستندات اللازمة لاستكمال العملية.
• توفير نظام متكامل لإدارة المؤسسة (ERP):
  من الضروري استخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة. هذا النظام يضمن تسجيل وتنظيم العمليات المالية وإصدار الفواتير بشكل رقمي متكامل.
• الحصول على تكويد موحد للسلع والخدمات:
  التكويد الموحد هو نظام يهدف إلى توحيد تعريف المنتجات والخدمات وفقًا لمعايير محددة. يساعد هذا التكويد في تسهيل التعرف على السلع وإعداد التقارير المطلوبة.
• شهادة التوقيع الإلكتروني:
  يُعد التوقيع الإلكتروني جزءًا أساسيًا من متطلبات الفاتورة الإلكترونية، حيث يضمن صحة البيانات وصلاحية الفواتير. يجب الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني من جهة معتمدة من الهيئة.

تطبيق هذه الشروط يعزز من دقة الفواتير وسرعة العمليات المالية، ويوفر امتثالًا كاملاً للوائح الهيئة.

المستندات المطلوبة لاستخراج الفاتورة الإلكترونية

للانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية أو استكمال بعض الإجراءات المرتبطة بالضرائب، هناك مجموعة من المستندات الأساسية التي يجب تقديمها لضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. تشمل هذه المستندات ما يلي:

• نسخة من البطاقة الضريبية:
  تُعد البطاقة الضريبية أحد المستندات الرئيسية التي توضح هوية النشاط التجاري وتُثبت تسجيله لدى مصلحة الضرائب، مما يُسهل عملية المراجعة والتحقق.
• نسخة من شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة:
  هذا المستند يؤكد امتثال الشركة لنظام ضريبة القيمة المضافة، ويوضح أن النشاط مسجل رسميًا ويخضع للقوانين الضريبية المعمول بها.
• نسخة من خطاب التفويض للممثل القانوني:
  يجب تقديم خطاب رسمي يُفوض أحد الأفراد لتمثيل الشركة أمام الجهات المختصة. يجب أن يكون الخطاب موقَّعًا ومعتمدًا من المسؤولين المخولين داخل الشركة.
• نسخة من بطاقة الهوية الشخصية:
  يتم تقديم نسخة من البطاقة الشخصية للممثل القانوني أو الفرد المفوض، للتأكد من هويته ومطابقة البيانات المقدمة.

تقديم هذه المستندات بشكل كامل ودقيق يُسهم في تسريع الإجراءات، ويضمن الالتزام بالقوانين الضريبية بشكل احترافي ومنظم.

ما الذي تحتويه الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية السعودية تتضمن مجموعة من البيانات الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها، مع مراعاة أن هذه البيانات قد تختلف بناءً على طبيعة نشاط الشركة ونوع الخدمة أو المنتج المُقدم. فيما يلي أهم المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها الفاتورة الإلكترونية:

• رقم الفاتورة الفريد: يميز كل فاتورة عن الأخرى.
• تاريخ إصدار الفاتورة: لتوثيق زمن إنشاء الفاتورة.
• بيانات العميل: تشمل الاسم، العنوان، ومعلومات الاتصال.
• تفاصيل المنتج أو الخدمة: وصف واضح لما يتم إصدار الفاتورة لأجله.
• المعلومات الضريبية: مثل ضريبة المبيعات، ضريبة القيمة المضافة، مع ذكر مبالغ كل منهما.
• إجمالي المبلغ المستحق: يتضمن كافة الضرائب والمبالغ المضافة.
• تفاصيل الدفع: تتضمن وسيلة الدفع المتفق عليها وتاريخ الاستحقاق.
• أرقام مرجعية: مثل رقم العقد أو أمر الشراء المرتبط بالفاتورة.
• معلومات إضافية: كعناوين الشحن أو التحويل إذا لزم الأمر.

أبرز مميزات الفاتورة الإلكترونية

• تقليل التكاليف: استخدام الفواتير الإلكترونية يساهم في تقليص تكاليف الطباعة والتخزين، مما يسمح للأعمال بتوفير موارد مالية مثل التي تستخدم في فاتورة الكترونية للمقاولات.
• تعزيز الكفاءة: تساهم الأنظمة الإلكترونية في تسريع وتبسيط عملية الفوترة الإلكترونية، مما يزيد من كفاءة العمل ويقلل من الوقت الذي يتم قضاؤه في الإجراءات اليدوية.
• تحسين التدفق النقدي: بفضل المعالجة الأسرع للفواتير والدفعات، تساهم الفواتير الإلكترونية في تحسين سرعة التحصيل وتقليل التأخيرات، مما يساهم في تحسين التدفق النقدي للأعمال.
• تحسين إدارة السجلات: الفواتير الإلكترونية تسهل عملية حفظ وتنظيم السجلات بشكل أكثر دقة وفعالية، ما يسهم في سهولة الوصول إلى البيانات عند الحاجة.
• تقليل الأثر البيئي: من خلال الاستغناء عن الورق والطباعة، تساعد الفواتير الإلكترونية في تقليل التأثير البيئي، مما يعزز جهود الاستدامة للمؤسسات.
• تعزيز التعاون بين الفرق: تساعد الفواتير الإلكترونية في تسهيل التعاون بين الفرق المختلفة داخل المنظمة، حيث يمكن للجميع الوصول إلى الفواتير وإدارتها بسهولة.
• تحقيق الامتثال التنظيمي: تسهم الفواتير الإلكترونية في ضمان الامتثال لأحدث اللوائح والمتطلبات القانونية بشكل أفضل، مما يقلل من المخاطر القانونية للأعمال.

الأسئلة الشائعة حول كيفية عمل الفاتورة الإلكترونية؟

كيف أقوم بعمل فاتورة إلكترونية؟

قم باستخدام برنامج الفاتورة السحابية متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتصميم وإرسال الفواتير الإلكترونية بسهولة.

من أين تستخرج الفاتورة الإلكترونية؟

تُستخرج الفاتورة الإلكترونية من برامج المحاسبة أو أنظمة الفوترة المتوافقة مع لوائح الفوترة الإلكترونية من خلال منصة الفاتورة السحابية.

كيف تصمم فاتورة إلكترونية؟

صمم الفاتورة باستخدام برنامج يوفر قوالب مخصصة، ويجب أن تتضمن جميع البيانات المطلوبة مثل اسم المشتري والرقم الضريبي.

ما هي تكلفة الفاتورة الإلكترونية؟

تختلف التكلفة حسب البرنامج المستخدم، وتتراوح بين اشتراكات شهرية أو سنوية تبدأ سعر الفاتورة الإلكترونية بسيطة للشركات الصغيرة.