فواتير إلكترونية للمغاسل أصبحت من الضروريات في المملكة العربية السعودية في ظل التوجه نحو التحول الرقمي وتعزيز الكفاءة في المعاملات التجارية، تساعد الفواتير الإلكترونية المغاسل في تحسين إدارة العمليات المالية من خلال إصدار فواتير دقيقة وسهلة الوصول.
مع ضمان التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، كما تسهم هذه الفواتير في تقليل الأخطاء البشرية، تسريع الإجراءات، وتسهيل عملية المتابعة والتدقيق، باستخدام الفاتورة الإلكترونية، يمكن للمغسلة تقديم خدماتها بشكل أكثر احترافية، مما يعزز الشفافية ويزيد من ثقة العملاء، بالإضافة إلى تسهيل الإجراءات الضريبية والمالية.
ماذا تعني الفاتورة الإلكترونية “برنامج المغاسل”
الفاتورة الإلكترونية أو الفاتورة السحابية هي وثيقة مالية تُستخدم لتوثيق عمليات البيع والشراء، ولكن بدلاً من الاعتماد على النسخ الورقية التقليدية، فهي تُصدر وتُستلم عبر الأنظمة الإلكترونية، توفر هذه الفاتورة العديد من المزايا، مثل تسريع الإجراءات وتقليل التكاليف، إلى جانب تحسين الدقة وتقليل الأخطاء.
كما أنها تُسهل عمليات المراقبة والتحليل المالي، حيث يمكن التعامل معها بشكل إلكتروني بشكل أسرع وأكثر أمانًا، بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخزين الفاتورة الإلكترونية والوصول إليها بسهولة في أي وقت عند الحاجة، مما يعزز من كفاءتها في إدارة السجلات المالية.
طريقة عمل فواتير إلكترونية للمغاسل
- يتطلب من البائع الحصول على فواتير عبر نظام ZATCA لإتمام عملية الفوترة الإلكترونية وذلك من خلال الفاتورة السحابية.
- يجب على البائع إدخال معلومات الفاتورة الأساسية مثل نوع الفاتورة، تاريخ الإصدار، والمبلغ الإجمالي للضريبة.
- تشمل الفاتورة أيضًا معلومات إلزامية مثل اسم البائع، رقم التسجيل لضريبة القيمة المضافة، توقيت إصدار الفاتورة، المبلغ الكلي للضريبة، والمبلغ الإجمالي بما في ذلك الضريبة.
- يقوم البائع بإنشاء رمز الاستجابة السريعة (QR) لربط الفاتورة مع نظام ZATCA.
- يتم توقيع الفاتورة رقميًا من قبل البائع وإرسالها إلى العميل بعد الإتمام.
- كل خطوة من هذه الخطوات يجب أن تتم في الوقت الفعلي لضمان صحة الفاتورة الإلكترونية.
يمكنك الإطلاع أيضا على : مميزات برنامج ERP سحابي.
أهمية فواتير إلكترونية للمغاسل
- الفاتورة الإلكترونية لمراكز التنظيف وكي الملابس: توفر طريقة سريعة وسهلة لإصدار الفواتير التي تتناسب مع مختلف أنواع الملابس والخدمات التي يقدمها المركز، مع مراعاة اختلاف الأسعار بناءً على متطلبات كل عميل.
- تنظيم مواعيد التسليم: يساعد النظام على تتبع مواعيد تسليم الملابس للعملاء، ويقوم بتنبيههم قبل الموعد المحدد.
- تخصيص الأسعار: يمكنك تحديد أسعار الخدمات وفقًا للحالة أو الخدمة المقدمة، مما يسهل إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل دقيق.
- إدارة بيانات العملاء: يمكنك تنظيم بيانات كل عميل وتخصيص ملف خاص به لتسهيل التعامل مع مواعيده ومتطلباته.
- إدارة المخزون: يتيح لك النظام متابعة مخزون المواد والأدوات الخاصة بالتنظيف وكي الملابس بشكل مستمر، لضمان توافرها في أي وقت.
- مراقبة أداء العاملين: يساعد النظام في متابعة أداء العمال وضمان التزامهم بالمهام المسندة إليهم، بالإضافة إلى الحفاظ على رضا العملاء.
- دقة العمليات المحاسبية: يضمن النظام إجراء العمليات المحاسبية بدقة، مع توفير تقرير شامل عن الإيرادات والمصروفات.
- تحليل الإيرادات والمصروفات: يتيح لك مقارنة المصروفات والإيرادات لتحديد صافي الربح بدقة.
- البدء مجانًا: يمكنك البدء في استخدام النظام مجانًا لتجربة جميع مميزاته.
متى يطبق نظام الفاتورة الإلكترونية
يتعين على كافة الكيانات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية، بالإضافة إلى الأطراف الأخرى التي تصدر فواتير نيابة عن الأفراد الخاضعين للضريبة، استخدام الفواتير الإلكترونية، وتظل اللوائح الخاصة بضريبة القيمة المضافة التي تنطبق على الفواتير الضريبية.
وكذلك الإشعارات الدائنة وإشعارات الخصم، سارية على الفواتير الإلكترونية لكن، يتم استبعاد الأفراد أو الكيانات غير المقيمين من تطبيق هذه اللوائح الخاصة بالفوترة الإلكترونية حسب القوانين المعمول بها في ضريبة القيمة المضافة.
تُنفذ عملية الفوترة الإلكترونية على مرحلتين:
- المرحلة الأولى: تتضمن إصدار الفواتير الإلكترونية وإشعارات الخصم والائتمان بنظام إلكتروني منظم، مع توافر كافة المتطلبات المتعلقة بالفاتورة الضريبية.
- المرحلة الثانية: ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية للمكلفين بأنظمة الهيئة العامة للزكاة والدخل، مما يتيح تبادل البيانات والمعلومات بين الأنظمة لضمان الالتزام.
و قد تمكنت الفاتورة السحابية من القيام بالإنضمام إلى المرحلة الثانية لدى هيئة الزكاة والدخل.
فوائد الفواتير الإلكترونية
- تقليل حجم المعاملات غير المسجلة في النظام الاقتصادي الرسمي، مما يساعد في الحد من الأنشطة الاقتصادية التي تتم خارج نطاق الرقابة.
- رفع مستوى الالتزام بإعداد وتقديم الإقرارات الضريبية بشكل دقيق ومنتظم.
- الحد من ظاهرة التستر التجاري وتعزيز الشفافية في العمليات التجارية.
- التوافق مع المعايير العالمية المتطورة، مما يسهم في تعزيز تصنيف المملكة في المؤشرات الدولية ذات العلاقة.
- دعم بيئة تنافسية عادلة وحماية حقوق المستهلكين بشكل فعال.
- تحسين الامتثال للالتزامات الضريبية من خلال زيادة وضوح المعاملات التجارية.
- تسهم الفواتير الإلكترونية في تحسين دقة وكفاءة التعاملات مع العملاء، مما يجعل العمليات أكثر تنظيمًا وسلاسة.
- تعمل الفواتير الإلكترونية على تبسيط إجراءات المعاملات بين الشركات والجهات الحكومية، مما يقلل من التكاليف ويحسن الأداء العام.
- تقليل الاعتماد على الفواتير الورقية، مما يسهم في حماية البيئة من خلال تقليص النفايات الورقية.
- تتيح الفواتير الإلكترونية للسلطات الضريبية اكتشاف الأنشطة الاحتيالية مثل التلاعب بالفواتير المزورة، مما يسهم في تعزيز نزاهة النظام الضريبي.
المراحل الخاصة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية بالسعودية
في إطار جهودها لتعزيز الشفافية والامتثال الضريبي، أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية نظام الفوترة الإلكترونية، يهدف هذا النظام إلى تحسين طريقة إصدار وتخزين الفواتير الضريبية، ويشمل تطبيقه على جميع القطاعات التجارية بما في ذلك المغاسل، سيتم تنفيذ النظام على مرحلتين، مع المرحلة الأولى التي بدأت في 4 ديسمبر 2021.
المرحلة الأولى: “مرحلة الإصدار” أو ما تعرف بمرحلة “الإنشاء”
حيث تم إلزام جميع المكلفين بتقديم الفواتير إلكترونيًا باستخدام نظام الفوترة الذي يتوافق مع متطلبات الهيئة، في هذه المرحلة، يُتوقع من دافعي الضرائب إنشاء فواتير إلكترونية بطريقة منظمة وآلية من خلال النظام المتكامل مع متطلبات الزكاة والضرائب والجمارك، مما يساهم في تبسيط عمليات المراجعة والتحقق من الفواتير.
تشمل المرحلة الأولى جميع الكيانات التي تخضع لضريبة القيمة المضافة، بالإضافة إلى الأطراف الأخرى التي تصدر الفواتير نيابة عن الموردين، على سبيل المثال، في فواتير إلكترونية للمغاسل، سيُطلب من المغاسل التي تتعامل مع عملاء خاضعين لضريبة القيمة المضافة، إصدار الفواتير وتخزينها بشكل إلكتروني ضمن النظام المعتمد، مما يعزز من دقة المعاملات ويسهم في تسهيل الرقابة الضريبية.
المرحلة الثانية: مرحلة الربط الكامل
تعد المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية مرحلة “ربط الأنظمة”، وهي خطوة حاسمة لضمان تكامل الفواتير الإلكترونية مع الأنظمة الحكومية في هذه المرحلة، سيتم ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية للمكلفين الذين يخضعون للائحة الفوترة الإلكترونية مباشرة بأنظمة هيئة الزكاة والضرائب والجمارك، لضمان معالجة الفواتير بشكل دقيق ومتسق مع اللوائح والقوانين المعمول بها.
ستُنفذ هذه المرحلة على مراحل متتابعة، حيث سيتم إبلاغ دافعي الضرائب في الوقت المناسب، قبل ستة أشهر على الأقل من تطبيق أي تغييرات، يهدف هذا الربط إلى تسهيل التحقق من الفواتير وتنظيم تداول البيانات، مما يسهم في تعزيز الامتثال الضريبي وتقليل المخالفات المرتبطة بإصدار الفواتير.
وقد أصبحت الفاتورة السحابية ضمن المرحلة الثانية، أنضم اليها من هنا.
الأسئلة الشائعة
هل الفاتورة الإلكترونية الزامية؟
ويعد إصدار الفواتير الإلكترونية أمرًا إلزاميًا في كثير من الحالات مثل فواتير إلكترونية للمغاسل .
من هو المطلوب منه القيام بالفاتورة الإلكترونية؟
وفقًا للتحديث الأخير في شهر أغسطس 2023، أصبحت جميع الشركات المسجلة تحت قانون ضريبة السلع والخدمات، والتي تتجاوز مبيعاتها 5 كرور روبية، ملزمة بإصدار فاتورة إلكترونية، وكان الحد الأدنى السابق لهذا المطلب هو 2 كرور روبيه.
هل يمكننا إلغاء الفاتورة الإلكترونية؟
عند التعامل مع الفواتير الإلكترونية، لا يُسمح بإلغاء الفاتورة أو رقم IRN بشكل جزئي، بل يجب إلغاء الفاتورة بالكامل، يوفر النظام الخاص بالفواتير الإلكترونية خيار إلغاء الفواتير، ويشترط إجراء هذه العملية من خلال منصة IRP خلال فترة لا تتجاوز 24 ساعة من إصدار الفاتورة.
أطلع أيضا على : أفضل برنامج فاتورة إلكترونية للبقالة في السعودية.
