شرح برنامج نقاط البيع من خلال موضوع اليوم سيسلط الضوء على معنى اختصار POS في التعاملات التجارية، عادة ما تحتاج المطاعم و المتاجر سواء في أرض الواقع أو الالكترونية برامج لكي تسهل عملية البيع و إدارة المخزون و هو يدفعنا لاستخدام نقاط البيع وكذلك الفواتير الإلكترونية.
ما هو برنامج نقاط البيع ؟
- برنامج إلكتروني يتم إستخدامه في المتاجر و المحلات بمختلف أنواعها من أجل تسجيل عمليات البيع دائما.
- يقوم أيضا بعملية أخرى مثل إدارة المخزون في متجرك و إصدار الفواتير للعملاء.
- البرنامج هو عبارة عن مكونات برمجية إحترافية تناسب العمل التجاري في مختلف التخصصات.
مما يتكون برنامج نقاط البيع ؟
- كاشير.
- الشاشة.
- ماسح ضوئي.
- طابعة الفواتير.
- وسائل الدفع الإلكتروني.
جهاز الكاشير هو الكمبيوتر الذي يتم من خلاله عمليات البيع و الشراء و التسجيل، الشاشة يعرض من خلالها كل ما يتم تسجيله و بيعه في هذا المتجر، الماسح الضوئي لكي يقوم بقراءة الباركود لجميع المنتجات من أجل تسجيلها على البرنامج بسهولة.
أما عن وسائل الدفع الإلكتروني فهي التي توفر لك إمكانية تسجيل المدفوعات.
- برنامج إدارة المخزون.
- برنامج إدارة المبيعات.
- برنامج إعداد التقارير.
أما عن شرح برنامج نقاط البيع فإنه يحتوي على مجموعة من البرمجيات التي تعمل على إدارة المبيعات وإصدار الفواتير وكذلك برمجيات إدارة المخزون للكميات التي تتوفر في المتجر و أيضا برمجيات لإعداد التقارير من أجل معرفة المصروفات و الإيرادات أيضا .
معنى اختصار POS
حروف POS هو إختصار ثلاث كلمات وهي Points Of Sale و التي تعني باللغة العربية ” نقاط البيع ” ، هذا المصطلح عادة ما يتم إستخدامه في المحلات التجارية و المطاعم و إي من الشركات التي لديها منتجات يتم بيعها إلى العملاء.
و هناك معنى أخرى يمكن أن نعتمد عليه عند الحديث عن POS وهو ما يعني البرامج الإلكترونية التي تستخدم من أجل إصدار الفواتير الإلكترونية.
أطلع على : أفضل برنامج كاشير سحابي في السعودية.
شرح برنامج نقاط البيع ” كيفية إستخدام POS “
تسجيل الدخول إلى النظام
- قم بتشغيل البرنامج على الجهاز المتصل بنظام POS.
- أدخل اسم المستخدم وكلمة المرور (إذا كانت مطلوبة) للوصول إلى واجهة البرنامج.
إضافة المنتجات إلى السلة
- إدخال المنتجات يدويًا: يمكنك إضافة المنتجات يدوياً عبر البحث عن اسم المنتج أو رقم الكود.
- استخدام الماسح الضوئي (الباركود): مسح الباركود الموجود على المنتج باستخدام جهاز الماسح الضوئي لتمريره بسرعة.
- تحديد الكمية: إذا كان هناك أكثر من وحدة من نفس المنتج، حدد الكمية المطلوبة.
مراجعة السلة والفاتورة
- بعد إضافة المنتجات، قم بمراجعة السلة للتأكد من دقة المنتجات والكميات.
- يظهر إجمالي المبلغ على الشاشة، ويمكنك إضافة أي ضرائب أو خصومات إذا لزم الأمر.
إتمام عملية الدفع
- اختيار طريقة الدفع: يمكنك اختيار طريقة الدفع المناسبة مثل الدفع نقدًا، عبر بطاقة ائتمانية، أو عبر محفظة إلكترونية.
- إدخال المبلغ المدفوع (في حالة الدفع نقدًا): في حالة الدفع نقدًا، أدخل المبلغ الذي دفعه العميل لحساب المبلغ المسترد (إذا كان هناك أي تغيير).
إصدار الفاتورة
- بمجرد إتمام الدفع، يقوم البرنامج بإصدار الفاتورة الإلكترونية.
- يتم طباعة الفاتورة على طابعة الفواتير أو إرسالها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
إدارة المخزون
- بعد كل عملية بيع، يتم تحديث المخزون تلقائيًا في البرنامج لتقليل الكمية المتاحة من المنتج المبيع.
- في حال الحاجة، يمكن للنظام إرسال تنبيه عندما يكون المخزون منخفضًا.
إعداد التقارير
- يمكنك استخراج تقارير مبيعات يومية، أسبوعية، أو شهرية من النظام.
- التقارير تشمل معلومات مثل الإيرادات، عدد المبيعات، وأكثر المنتجات مبيعًا، وغيرها من البيانات المفيدة لإدارة الأعمال.
إغلاق المعاملة وتسجيل الخروج
- بعد إتمام المعاملة، قم بإغلاقها في النظام.
- إذا كان هناك أكثر من مستخدم، قم بتسجيل الخروج من النظام لتأمين البيانات.
هذه الخطوات تقدم طريقة شاملة لبدء استخدام برنامج POS بشكل فعّال.
أنواع برنامج نقاط البيع
برنامج نقاط البيع (POS) يأتي بعدة أنواع، كل نوع له مميزاته وعيوبه التي تجعلها تناسب احتياجات معينة في الأعمال التجارية.
نظام نقاط البيع التقليدي
هو النظام الذي يتم تثبيته وتشغيله على أجهزة الكمبيوتر أو الخوادم داخل مقر العمل.
حيث يعتمد هذا النظام على الأجهزة والبرمجيات التي تكون تحت سيطرة الشركة.
المميزات
- التحكم الكامل: يوفر للمستخدم تحكمًا كاملاً في النظام وبياناته.
- استقلالية: لا يعتمد على اتصال بالإنترنت؛ مما يجعله مناسبًا في بيئات العمل التي قد تكون فيها الشبكة غير مستقرة.
- أداء سريع: يعمل بشكل سريع نظرًا لأن البيانات تُخزن وتُعالج محليًا.
العيوب
- تحديثات مكلفة: تحتاج إلى دفع تكاليف إضافية لتحديث النظام أو إضافة ميزات جديدة.
- البنية التحتية: يتطلب أجهزة وخوادم قوية، مما قد يكون مكلفًا.
- الوصول المحدود: لا يمكن الوصول إلى النظام عن بعد إلا إذا تم تخصيص خوادم متخصصة لذلك.
نظام نقاط البيع السحابي
يعتمد هذا النظام على خوادم سحابية لتخزين البيانات وتشغيل البرامج ويمكن الوصول إليه من أي جهاز متصل بالإنترنت ، و ذك مثل برنامج الفاتورة السحابية.
المميزات
- سهولة الوصول: يمكن الوصول إلى النظام من أي مكان طالما أن هناك اتصال بالإنترنت.
- التحديثات التلقائية: يحصل النظام على تحديثات تلقائية، مما يضمن الأمان والميزات الجديدة.
- مرونة: يمكن إضافة أو تعديل الميزات بسهولة وفقًا لاحتياجات العمل.
- إمكانية النسخ الاحتياطي: يتم نسخ البيانات احتياطيًا على الخوادم السحابية، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات.
العيوب
- اعتماد على الاتصال بالإنترنت: يتطلب اتصالًا دائمًا بالإنترنت. إذا كان الاتصال ضعيفًا، قد تؤثر جودة النظام.
- الخصوصية والأمان: قد يساور البعض القلق بشأن تخزين بيانات الأعمال الحساسة على خوادم خارجية.
- التكلفة الشهرية: يعتمد على اشتراكات شهرية أو سنوية، مما قد يكون مكلفًا على المدى الطويل.
نظام نقاط البيع المحمول
هو تطبيق يتم تثبيته على الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية، ويستخدم في الأعمال التي تحتاج إلى مرونة في التنقل مثل الباعة الجوالين أو المحلات الصغيرة.
المميزات
- المرونة: يمكن استخدامه في أي مكان سواء داخل المتجر أو خارجه.
- توفير التكاليف: أقل تكلفة من الأنظمة التقليدية لعدم الحاجة إلى أجهزة معقدة أو أجهزة ثابتة.
- سهل الاستخدام: يتسم بواجهة بسيطة وسهلة الاستخدام، مناسبة للأعمال الصغيرة.
العيوب
- قدرات محدودة: قد يكون محدودًا في بعض الوظائف المتقدمة مقارنة بأنظمة POS التقليدية.
- اعتماد على الجهاز المحمول: يعتمد على أجهزة المحمول، وبالتالي قد يتأثر بالأعطال أو نفاد البطارية.
- الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت: يحتاج إلى اتصال جيد بالإنترنت لتنفيذ المعاملات بشكل فعّال.
4. نظام نقاط البيع المتكامل
هو نظام POS مدمج مع أنظمة أخرى مثل إدارة المخزون، المحاسبة، أو إدارة علاقات العملاء (CRM).
يُستخدم في الأعمال الكبيرة التي تحتاج إلى تكامل بين الأنظمة المختلفة.
المميزات
- تكامل البيانات: يتيح ربط نظام POS مع الأنظمة الأخرى مثل المحاسبة والمخزون، مما يسهل إدارة الأعمال.
- تحسين الكفاءة: يُسهم في تبسيط العمليات اليومية وتقليل الحاجة للإدخال اليدوي.
- إعداد التقارير الشاملة: يوفر تقارير مفصلة وشاملة عن المبيعات، المخزون، والمحاسبة.
العيوب
- تكاليف إضافية: قد يكون مكلفًا بسبب الحاجة إلى تكامل الأنظمة المختلفة.
- تعقيد في التنفيذ: يحتاج إلى تكامل دقيق بين الأنظمة، مما قد يتطلب وقتًا وجهدًا أكبر في التنفيذ والتدريب.
- مشاكل التوافق: قد يحدث تعارض بين الأنظمة المختلفة إذا لم يتم تكاملها بشكل صحيح.
نظام نقاط البيع المتخصص
هو برنامج نقاط البيع المُصمم خصيصًا لقطاع أو نوع معين من الأعمال مثل المطاعم أو المتاجر الإلكترونية.
المميزات
- التخصيص: يتضمن ميزات مُصممة خصيصًا لاحتياجات الأعمال مثل إدارة الطلبات في المطاعم أو إدارة المخزون في المتاجر الإلكترونية.
- دعم خاص: يأتي مع دعم فني مخصص للقطاع المستهدف.
العيوب
- محدودية الاستخدام: قد لا يكون مناسبًا للأعمال التي تتطلب مرونة أو تحتاج إلى تغيير نوع العمل.
- التكلفة: قد تكون التكلفة أعلى نظرًا لتخصيص النظام حسب الاحتياجات الخاصة.
فوائد برنامج POS
بعد ما قدمناه من شرح برنامج نقاط البيع سنتعرف على الفوائد التي تعود على الشركة و المتجر من إستخدام البرنامج وذك مثل تسهيل عملية الشراء و التخزين و سهولة إصدار الفواتير مما يؤثر إيجابيا على المبيعات.
تسريع عمليات البيع
- السرعة والدقة: يُسهم نظام POS في تسريع عملية البيع عن طريق تقليل الوقت المستغرق في إتمام المعاملات مقارنة بالطرق التقليدية مثل الحساب اليدوي.
- مسح الباركود: من خلال مسح أكواد المنتجات باستخدام جهاز الماسح الضوئي، يمكن تسجيل المنتجات بسرعة ودقة، مما يوفر وقت العملاء والموظفين.
إدارة المخزون بفعالية
- تتبع المخزون بشكل تلقائي: يقوم النظام في برنامج نقاط البيع بتحديث المخزون تلقائيًا بعد كل عملية بيع، مما يساعد في معرفة الكميات المتبقية من المنتجات.
- تنبيهات إعادة الطلب: يُرسل النظام تنبيهات عندما تنخفض الكميات إلى الحد الأدنى، مما يساعد في تجنب نفاد المخزون.
دقة الفواتير والحسابات
- إصدار فواتير دقيقة: يقوم النظام بإصدار فواتير إلكترونية دقيقة تشمل كافة التفاصيل المتعلقة بالمنتجات المباعة، الضرائب، والخصومات.
- تقليل الأخطاء البشرية: بفضل الأتمتة، يتم تقليل الأخطاء الناتجة عن الحساب اليدوي، مما يضمن دقة أكبر في الفواتير.
تحسين إدارة المبيعات
- تقارير مبيعات شاملة: يقدم النظام تقارير مفصلة عن المبيعات اليومية، الأسبوعية، والشهرية، مما يساعد في تقييم الأداء واتخاذ قرارات استراتيجية.
- تحليل سلوك العملاء: يمكن للنظام تتبع المنتجات الأكثر مبيعًا وأنماط شراء العملاء، مما يوفر رؤى قيمة لتحسين العروض التجارية.
سهولة إدارة الموظفين
- إدارة الصلاحيات: يمكن تحديد صلاحيات مختلفة للموظفين، مما يتيح التحكم في من يستطيع الوصول إلى البيانات الحساسة أو إجراء تعديلات في النظام.
- مراقبة الأداء: يوفر النظام تقارير عن أداء الموظفين، مما يساعد في متابعة التقييمات وزيادة الإنتاجية.
تعزيز تجربة العملاء
- الدفع المتعدد: يدعم نظام POS طرق دفع متعددة مثل الدفع النقدي، البطاقات الائتمانية، الدفع عبر الهاتف المحمول، مما يسهل على العملاء الدفع بالطريقة التي يفضلونها.
- عروض وخصومات: يمكن للنظام تطبيق العروض الترويجية والخصومات بشكل تلقائي، مما يعزز تجربة التسوق للعملاء.
التوافق مع القوانين والأنظمة
- التوافق مع الفواتير الإلكترونية: العديد من الأنظمة الحديثة تدعم إصدار الفواتير الإلكترونية بما يتماشى مع القوانين والأنظمة المحلية (مثل الفاتورة الإلكترونية في السعودية).
- الامتثال للضرائب: النظام يمكنه حساب الضرائب تلقائيًا وتضمينها في الفواتير، مما يضمن الامتثال للقوانين الضريبية.
تحسين الأمان
- تأمين المعاملات: يوفر النظام أمانًا أفضل من خلال تشفير بيانات المعاملات وحمايتها من الاختراقات.
- التسجيل التلقائي: يقوم النظام بتسجيل كافة المعاملات بشكل تلقائي، مما يسهل استرجاع البيانات في حال حدوث أي مشكلات.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
- التكامل مع برامج المحاسبة: يمكن دمج برنامج نقاط البيع مع أنظمة المحاسبة لتحديث السجلات المالية بشكل تلقائي.
- التكامل مع أنظمة إدارة العملاء (CRM): يمكن ربطه مع برامج CRM لإدارة العلاقات مع العملاء بشكل فعال وتحسين استراتيجيات التسويق.
تقليل التكاليف التشغيلية
- تقليل الحاجة للعمالة: بفضل الأتمتة، يمكن تقليل الاعتماد على العمليات اليدوية، مما يؤدي إلى تقليل الحاجة إلى عمالة إضافية.
- تحسين الكفاءة: يعزز النظام الكفاءة العامة للعمل ويقلل من الوقت والموارد المستهلكة في العمليات اليومية.
العلاقة بين برنامج POS والفاتورة الإلكترونية
العلاقة بين برنامج نقاط البيع والفاتورة الإلكترونية هي علاقة تكاملية تهدف إلى تحسين الكفاءة، تقليل الأخطاء، وضمان الامتثال القانوني.
يساعد نظام POS في أتمتة الفواتير الإلكترونية وحساب الضرائب بشكل دقيق وفوري، مما يعزز الكفاءة ويسهل العمليات التجارية.
التوافق مع الأنظمة الضريبية
- في العديد من الدول، مثل السعودية، يتم فرض قوانين صارمة لإصدار الفواتير الإلكترونية من أجل ضمان الشفافية الضريبية.
- برنامج نقاط البيع يساهم في إصدار الفواتير الإلكترونية تلقائيًا، مما يسهل الامتثال لهذه القوانين.
- عند إتمام عملية البيع عبر برنامج POS، يتم تحويل البيانات مباشرة إلى فاتورة إلكترونية، مما يقلل من فرص حدوث أخطاء في الحسابات أو تأخير في إصدار الفواتير.
التكامل بين النظامين
- العديد من برامج نقاط البيع الحديثة تدعم التكامل مع الأنظمة الضريبية والفواتير الإلكترونية. هذا التكامل يسمح بتحويل معلومات المعاملات مباشرة إلى أنظمة الفوترة الإلكترونية، مثل تلك التي تستخدمها السلطات الضريبية في بعض الدول.
- في السعودية، على سبيل المثال، يتم إرسال الفواتير الإلكترونية بشكل تلقائي من خلال برنامج POS إلى النظام الضريبي FATOORA، مما يساهم في تسهيل عملية الإبلاغ الضريبي.
سهولة التعامل مع ضريبة القيمة المضافة
- في برامج نقاط البيع الحديثة، يتم حساب ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا بناءً على القوانين المعمول بها.
- بمجرد إجراء عملية البيع، يقوم برنامج POS بإضافة قيمة الضريبة إلى الفاتورة ومن ثم إرسال الفاتورة الإلكترونية التي تحتوي على التفاصيل الضريبية اللازمة إلى النظام الضريبي.
أتمتة الفواتير وتقليل الأخطاء البشرية
- عند إصدار الفواتير يدويًا، قد يحدث العديد من الأخطاء مثل الحسابات الخاطئة أو عدم تضمين المعلومات الضرورية.
- باستخدام نظام POS، يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية بشكل تلقائي وبأعلى دقة، مما يقلل من فرص الأخطاء ويزيد من الكفاءة.
تسهيل الأرشفة والتخزين الإلكتروني
- الفواتير الإلكترونية التي تصدر من خلال برنامج POS يتم تخزينها بشكل آمن على الخوادم الإلكترونية. يمكن استرجاع هذه الفواتير في أي وقت إذا كانت هناك حاجة للتحقق من العمليات أو للإبلاغ الضريبي.
- هذا يسهل من الامتثال للوائح القانونية ويضمن سهولة المراجعة والتدقيق في حال حدوث أي استفسارات من الهيئات الحكومية.
تحسين التقارير الضريبية والمالية
- يمكن برنامج نقاط البيع أن يولد تقارير يومية أو شهرية تحتوي على تفاصيل عن المبيعات، الضرائب، والخصومات بشكل مباشر.
- هذه التقارير يمكن إرسالها مباشرة إلى الأنظمة الضريبية أو استخدامها لمراجعة الوضع المالي للأعمال.
تسريع المعاملات وتوفير الوقت
- الفاتورة الإلكترونية تصدر بشكل فوري بعد إتمام المعاملة عبر نظام POS، مما يساعد في تسريع العمليات وعدم تأخير العملاء.
- يساعد هذا أيضًا في تسريع عملية التقديم للضرائب والمراجعات المالية.
التحقق من صحة المعاملات
- من خلال التكامل بين برنامج POS والفاتورة الإلكترونية، يتم ضمان صحة المعاملات بشكل أكثر دقة، لأن البيانات التي يتم إدخالها في نظام POS يتم تضمينها مباشرة في الفاتورة الإلكترونية، مما يضمن عدم التلاعب بالبيانات.
لذلك يمكنك تحميل برنامج الفاتورة الإلكترونية مع الحصول على فترة تجريبية.
الأسئلة الشائعة
كيف يعمل برنامج نقاط البيع؟
يعمل نظام نقاط البيع (POS) من خلال تسجيل المعاملات التجارية عبر الأجهزة المتصلة بالشبكة، مثل الأجهزة اللوحية أو الحاسوب، حيث يقوم بقراءة بيانات بطاقة الدفع، حساب المبلغ المستحق، ثم إصدار فاتورة إلكترونية وتسجيل العملية في النظام المحاسبي.
كم عمولة جهاز نقاط البيع؟
عمولة جهاز نقاط البيع تختلف حسب المزود، ولكن عادة ما تكون عبارة عن رسوم بنسبة مئوية من المبيعات، تتراوح عادة بين 1% و 3% من إجمالي المبيعات.
متى ينزل المبلغ في نقاط البيع؟
المبلغ يتم تحويله عادة إلى الحساب البنكي للمتجر في غضون 1 إلى 3 أيام عمل، حسب اتفاقية المتجر مع مزود الخدمة.
كم رسوم نقاط البيع مدى؟
رسوم نقاط البيع مدى تتراوح عادة بين 0.5% إلى 1.5% من قيمة المعاملة، وقد يختلف ذلك بناءً على نوع التعاقد بين التاجر والبنك المزود.
